Remplacement sage-femme libérale : 5 spécificités

Ce qu’il faut retenir

• Le remplacement de sage-femme libérale est strictement encadré par le Code de la santé publique : seules les sages-femmes inscrites à l’Ordre (ou les étudiantes autorisées) peuvent exercer.

• Un contrat écrit de remplacement est obligatoire, à transmettre au Conseil départemental de l’Ordre avant le début du remplacement.

• Les démarches administratives (URSSAF, CPAM, assurance RCP, CARCDSF) doivent être réalisées avant la première mission pour exercer en toute légalité.

• La remplaçante est indépendante : elle assume seule la responsabilité de ses actes et doit tenir une comptabilité professionnelle rigoureuse.

 

Le remplacement de sage-femme libérale constitue une solution essentielle pour assurer la continuité des soins pendant l’absence de la titulaire du cabinet. Que vous soyez une sage-femme cherchant à vous faire remplacer ou une professionnelle souhaitant effectuer des remplacements, il est crucial de connaître le cadre légal et les démarches administratives associées. Ce guide détaille toutes les spécificités du remplacement : conditions requises, contrat, obligations fiscales et aspects pratiques pour exercer en toute conformité.

Pour être accompagné(e) dans la gestion comptable, fiscale et administrative de votre activité de sage-femme libérale, vous pouvez faire appel à notre expert-comptable dédié aux professionnels du médical et du paramédical. Notre équipe vous aide à structurer votre activité, suivre vos revenus et anticiper vos obligations sociales dès vos premiers remplacements.

Qui peut effectuer un remplacement de sage-femme libérale ?

Pour effectuer un remplacement de sage-femme libérale, vous devez obligatoirement remplir certaines conditions précises définies par le Code de la santé publique. Ces conditions garantissent la qualité des soins et la protection des patientes.

Voici les critères fondamentaux pour pouvoir remplacer :

• Être inscrit au tableau de l’Ordre des Sages-Femmes
• Posséder une assurance Responsabilité Civile Professionnelle spécifique
• Ne pas être sous le coup d’une suspension d’exercice
• Ne pas remplacer plus de 2 sages-femmes simultanément
• Pour les étudiantes : détenir une autorisation préfectorale spécifique

Les conditions requises pour les sages-femmes diplômées

Les sages-femmes diplômées souhaitant effectuer des remplacements doivent impérativement être inscrites au tableau de l’Ordre des sages-femmes du département de leur résidence professionnelle. Cette inscription garantit que la remplaçante possède les qualifications nécessaires et n’est pas sous le coup d’une interdiction d’exercice. La sage-femme remplaçante doit également souscrire une assurance responsabilité civile professionnelle spécifique couvrant son activité de remplacement. Pendant la durée du remplacement, elle exerce en toute indépendance professionnelle, sans lien de subordination avec la sage-femme remplacée, tout en respectant les règles déontologiques de la profession.

Bon à savoir : L’inscription à l’Ordre doit être effectuée avant même de rechercher des remplacements, car elle conditionne la légalité de votre exercice professionnel.

Le cas particulier des étudiantes sage-femmes

Les étudiantes sages-femmes peuvent également effectuer des remplacements sous certaines conditions strictes. Pour cela, elles doivent avoir validé les enseignements théoriques et cliniques de la 5ème année de formation et notamment le Certificat de Synthèse Clinique et Thérapeutique (CSCT). Une autorisation préfectorale est obligatoirement requise avant tout remplacement.

Critères	Sages-femmes diplômées	Étudiantes sages-femmes
Inscription à l’Ordre	Obligatoire	Non (mais autorisation préfectorale)
Diplôme requis	Diplôme d’État de sage-femme	Validation 5ème année + CSCT
Durée de validité	Permanente	Maximum 2 ans après fin de formation
Limite du nombre de remplacements	2 simultanés maximum	2 simultanés maximum
Assurance RCP	Obligatoire	Obligatoire

 

Le cadre légal et contractuel du remplacement

Le remplacement d’une sage-femme libérale s’inscrit dans un cadre légal précis défini par le Code de la santé publique. La durée légale du remplacement est limitée à trois mois consécutifs, mais cette période peut être renouvelée. Il s’agit d’une situation temporaire pendant laquelle la sage-femme titulaire cesse complètement son activité. Le remplacement doit obligatoirement faire l’objet d’un contrat écrit entre les deux parties, qui sera transmis au Conseil départemental de l’Ordre des sages-femmes avant le début du remplacement ou au plus tard le premier jour. Ce cadre contractuel garantit la protection des deux professionnelles et assure la continuité des soins pour les patientes.

Bon à savoir : Le contrat de remplacement n’est pas un contrat de travail mais un contrat de prestation entre deux professionnelles libérales indépendantes.

Le contrat de remplacement : éléments essentiels

Le contrat de remplacement est un document fondamental qui doit être établi avec soin. Il fixe les conditions dans lesquelles s’effectue le remplacement et protège les intérêts des deux parties.

Les éléments essentiels que doit contenir ce contrat sont :

• L’identité complète et les coordonnées des deux parties
• Les dates précises de début et de fin du remplacement
• Le pourcentage de rétrocession d’honoraires convenu
• Les modalités d’accès au cabinet et au matériel professionnel
• Les responsabilités respectives pendant la durée du remplacement
• La présence ou non d’une clause de non-concurrence
• Les conditions éventuelles de rupture anticipée du contrat
• Les modalités de prolongation si nécessaire

La clause de non-concurrence : ce qu’il faut savoir

La clause de non-concurrence est un élément particulièrement important du contrat de remplacement. Elle s’applique automatiquement pour les remplacements d’une durée supérieure à 3 mois et interdit à la remplaçante de s’installer dans un périmètre où elle pourrait entrer en concurrence avec la sage-femme remplacée. Cette interdiction s’étend sur une période de deux ans après la fin du remplacement. La zone géographique concernée doit être clairement définie dans le contrat pour éviter tout litige ultérieur. Il est toutefois possible de négocier la suppression ou l’aménagement de cette clause si les deux parties en conviennent, mais cet accord doit être explicitement mentionné dans le contrat et notifié au conseil départemental de l’Ordre.

Bon à savoir : Si vous envisagez de vous installer dans la même zone après un remplacement, négociez la clause de non-concurrence avant de signer le contrat.

Les démarches administratives indispensables

Avant de commencer un remplacement de sage-femme libérale, plusieurs démarches administratives doivent être accomplies pour exercer en toute légalité. Ces formalités concernent différents organismes et sont essentielles pour éviter tout problème ultérieur.

Organisme	Démarche	Délai	Documents nécessaires
Conseil de l’Ordre	Demande d’autorisation de remplacement	Avant le début du remplacement	Contrat signé, attestation d’inscription à l’Ordre ou autorisation préfectorale
URSSAF	Déclaration d’activité	Dans les 8 jours suivant le premier remplacement	Formulaire PO pour obtenir un numéro SIRET
CPAM	Enregistrement comme remplaçante	Avant le premier remplacement	Pièce d’identité, diplôme, attestation d’inscription à l’Ordre, RIB
Assurance	Souscription RCP spécifique	Avant le premier remplacement	Attestation d’inscription à l’Ordre, contrat de remplacement
CARCDSF	Affiliation	Dès le début de l’activité	Formulaire d’affiliation, attestation URSSAF

 

Les obligations auprès de l’Ordre des Sages-Femmes

La première démarche à effectuer consiste à obtenir l’autorisation de remplacement auprès du Conseil départemental de l’Ordre des sages-femmes. Cette étape est fondamentale et conditionne la légalité de votre exercice.

Pour cela, vous devez :

• Adresser une demande écrite au Président du conseil départemental de l’Ordre
• Joindre le contrat de remplacement dûment rempli et signé par les deux parties
• Fournir une attestation d’inscription au tableau de l’Ordre (pour les diplômées)
• Pour les étudiantes : joindre l’attestation de validation des stages signée par le directeur de formation
• Attendre l’avis favorable du conseil de l’Ordre qui sera transmis au préfet
• Recevoir l’arrêté préfectoral autorisant le remplacement

Le président du Conseil départemental vérifie que toutes les conditions sont remplies avant de donner son accord. L’autorisation est ensuite notifiée à la sage-femme titulaire par arrêté préfectoral.

Bon à savoir : Prévoyez un délai suffisant pour ces démarches administratives, idéalement au moins 3 semaines avant le début prévu du remplacement.

Les obligations fiscales et sociales de la remplaçante

En tant que sage-femme remplaçante, vous devez impérativement déclarer votre activité à l’URSSAF dans les 8 jours qui suivent votre premier remplacement. Cette déclaration vous permettra d’obtenir un numéro SIRET qui vous suivra tout au long de votre carrière libérale. Vous devez également tenir une comptabilité rigoureuse de vos recettes et dépenses professionnelles dès le début de votre activité de remplacement.

Sur le plan fiscal, deux régimes sont possibles selon votre chiffre d’affaires annuel : le régime micro-BNC si vos revenus sont inférieurs à 33 200€ (déclaration 2042C uniquement) ou le régime de la déclaration contrôlée au-delà (déclarations 2042C et 2035). Dans ce second cas, l’adhésion à une Association de Gestion Agréée (AGA) est recommandée pour éviter une majoration de 25% du bénéfice imposable. Enfin, vous serez automatiquement affiliée à la CARCDSF (Caisse autonome de retraite des chirurgiens-dentistes et des sages-femmes) qui vous adressera un appel à cotisations. Pour simplifier la gestion de votre comptabilité et de vos déclarations (URSSAF, CARCDSF, micro-BNC, rétrocessions), n’hésitez pas à prendre contact avec un expert Numbr

Aspects pratiques du remplacement au quotidien

Dans la pratique quotidienne du remplacement de sage-femme libérale, plusieurs aspects concrets doivent être maîtrisés. La sage-femme remplaçante utilise les documents professionnels de la titulaire (feuilles de soins, ordonnances) en indiquant clairement sa qualité de remplaçante et ses propres coordonnées. Elle doit avoir accès aux dossiers des patientes pour assurer la continuité des soins, tout en respectant scrupuleusement le secret médical. La transmission des informations entre la remplaçante et la remplacée est essentielle, notamment concernant les suivis en cours et les situations particulières. Ces aspects pratiques doivent être clairement définis avant le début du remplacement pour garantir une prise en charge optimale des patientes.

Bon à savoir : Prévoyez une période de transition d’au moins une demi-journée avec la sage-femme remplacée pour faire le point sur les dossiers en cours.

La gestion des honoraires et la rétrocession

La gestion des honoraires constitue un point crucial du remplacement. Les honoraires perçus pendant la période de remplacement sont encaissés au nom de la sage-femme remplacée, qui reverse ensuite à la remplaçante un pourcentage convenu contractuellement, appelé rétrocession d’honoraires.

Type de remplacement	Taux de rétrocession habituel	Commentaires
Remplacement ponctuel (quelques jours)	70% à 80%	Taux élevé car peu de frais fixes pour la remplacée
Remplacement moyen terme (1-2 semaines)	65% à 75%	Taux intermédiaire
Remplacement long terme (1-3 mois)	60% à 70%	Taux plus bas car charges fixes importantes pour la remplacée
Remplacement avec mise à disposition d’un logement	5% à 10% de moins	Compensation pour l’hébergement fourni

La remplaçante doit tenir une comptabilité précise des actes effectués et des honoraires perçus. Elle remet l’intégralité des sommes à la sage-femme remplacée, qui lui reverse ensuite la part convenue, généralement en fin de remplacement ou selon une périodicité définie dans le contrat. Cette rétrocession fait l’objet d’une déclaration fiscale par les deux parties.

L’utilisation des outils du cabinet

L’accès et l’utilisation des outils professionnels du cabinet sont des éléments essentiels pour assurer un remplacement efficace.

La sage-femme remplaçante doit pouvoir disposer de :

• L’accès au logiciel métier et aux dossiers des patientes (avec identifiants personnalisés)
• Les feuilles de soins de la sage-femme remplacée (en barrant son nom et ajoutant ses informations)
• Les ordonnances du cabinet (en indiquant sa qualité de remplaçante)
• Un tampon professionnel mentionnant son statut de remplaçante
• Les clés ou codes d’accès au cabinet
• L’accès au matériel médical nécessaire à la pratique
• Les coordonnées des professionnels de santé partenaires (médecins, hôpitaux, laboratoires)
• Un planning des rendez-vous à jour

La sage-femme remplacée doit prévoir un temps de formation à l’utilisation de son logiciel métier et expliquer le fonctionnement spécifique de son cabinet. Il est recommandé de préparer un document récapitulatif des informations pratiques à l’intention de la remplaçante.

Bon à savoir : En attendant l’obtention de votre propre carte CPS, vous utiliserez celle de la sage-femme remplacée pour la télétransmission.

Les responsabilités professionnelles pendant le remplacement

Pendant la période de remplacement, la sage-femme remplaçante exerce en toute indépendance professionnelle. Elle prend ses propres décisions cliniques et assume l’entière responsabilité des actes qu’elle pratique. Cette indépendance professionnelle est un principe fondamental qui distingue le remplacement d’une relation employeur-employé. La remplaçante est tenue de respecter les règles déontologiques de la profession, notamment en matière de secret médical et de qualité des soins. Elle doit également s’adapter aux habitudes de la patientèle tout en conservant son autonomie de jugement clinique. En cas de litige ou de plainte concernant des actes effectués pendant le remplacement, c’est la responsabilité personnelle de la remplaçante qui sera engagée, d’où l’importance d’une couverture assurantielle adaptée.

La couverture assurantielle spécifique

La couverture assurantielle est un élément crucial pour exercer sereinement en tant que remplaçante. Une assurance inadaptée peut avoir des conséquences graves en cas de problème.

Pour être correctement protégée, vous devez :

• Souscrire une assurance Responsabilité Civile Professionnelle spécifique pour l’activité de remplacement
• Vérifier que votre contrat couvre bien tous les actes que vous pratiquez (échographies, sutures, pose de DIU, etc.)
• Signaler à votre assureur chaque période de remplacement
• Conserver une trace écrite de tous les actes réalisés pendant le remplacement
• Si vous effectuez des visites à domicile, déclarer l’usage professionnel de votre véhicule à votre assurance auto
• Envisager une assurance complémentaire pour la protection juridique
• Souscrire une prévoyance privée pour couvrir les arrêts de travail inférieurs à 91 jours

L’assurance RCP est obligatoire et son coût varie généralement entre 250€ et 400€ par an pour une sage-femme remplaçante.

Bon à savoir : Certaines associations professionnelles proposent des tarifs préférentiels pour les assurances RCP des jeunes diplômées.

La gestion des incidents pendant le remplacement

La gestion des incidents pendant un remplacement nécessite une approche méthodique et professionnelle. En cas de complication ou d’événement indésirable, la sage-femme remplaçante doit agir avec rigueur pour protéger la patiente et respecter ses obligations professionnelles. Elle doit d’abord assurer la sécurité de la patiente en prenant les mesures médicales appropriées, y compris le transfert vers une structure hospitalière si nécessaire. L’incident doit être soigneusement documenté dans le dossier médical avec tous les détails pertinents. La remplaçante doit informer la sage-femme remplacée dans les meilleurs délais, tout en respectant le secret médical. Une déclaration à l’assurance RCP doit être effectuée rapidement, même pour un incident mineur qui pourrait avoir des conséquences ultérieures. La communication avec la patiente doit rester transparente mais prudente, sans reconnaissance de responsabilité prématurée.

Les questions courantes sur le remplacement de sage-femme libérale

Les remplacements en sage-femme libérale suscitent de nombreuses interrogations, tant pour les remplaçantes que pour les remplacées. Cette section répond aux questions les plus fréquemment posées pour vous aider à aborder cette situation en toute sérénité.

Bon à savoir : Conservez tous les documents relatifs à vos remplacements (contrats, comptabilité, correspondances) pendant au moins 5 ans pour répondre à d’éventuelles demandes de l’administration fiscale.

Puis-je m’installer après avoir remplacé une sage-femme ?

Si vous avez effectué un remplacement d’une durée supérieure à trois mois, vous ne pouvez pas vous installer pendant une période de deux ans dans un lieu où vous pourriez entrer en concurrence directe avec la sage-femme que vous avez remplacée ou avec ses associées. Cette restriction est automatique et vise à protéger l’activité de la sage-femme remplacée contre le risque de voir sa patientèle captée par sa remplaçante.

Toutefois, cette interdiction n’est pas absolue. Un accord peut être négocié entre les deux parties pour permettre l’installation, par exemple dans le cadre d’une association future ou d’une cession de cabinet. Cet accord doit être formalisé par écrit et notifié au conseil départemental de l’Ordre des sages-femmes. En l’absence d’accord, vous pouvez soumettre le litige au conseil départemental qui tentera une médiation. Il est donc essentiel d’aborder cette question avant le début du remplacement si vous avez un projet d’installation dans la même zone géographique.

Comment gérer ma comptabilité en tant que remplaçante ?

La gestion comptable de votre activité de remplaçante doit être rigoureuse dès votre premier remplacement, même pour des périodes courtes.

Pour une comptabilité bien tenue, vous devez :

• Ouvrir un compte bancaire dédié à votre activité professionnelle (pas obligatoirement un compte professionnel)
• Tenir un livre de recettes et dépenses chronologique (papier ou numérique)
• Conserver tous les justificatifs de vos dépenses professionnelles (déplacements, formation, matériel, assurances)
• Noter précisément les dates et montants des rétrocessions perçues pour chaque remplacement
• Choisir le régime fiscal adapté à votre situation :
  • Micro-BNC si vos recettes annuelles sont inférieures à 33 200€ (abattement forfaitaire de 34%)
  • Déclaration contrôlée au-delà (avec adhésion à une AGA recommandée)
• Prévoir environ 45% à 50% de vos revenus pour les charges sociales et fiscales
• Effectuer votre déclaration fiscale annuelle dans les délais (déclaration 2042C et éventuellement 2035)

Bon à savoir : Des logiciels de comptabilité spécifiques aux professions libérales existent et peuvent grandement faciliter cette gestion, même pour des débutants.

Quelles sont les spécificités du remplacement en maternité ou à domicile ?

Les spécificités du remplacement varient considérablement selon que vous exercez principalement en cabinet, en maternité ou à domicile. Chaque mode d’exercice présente des particularités qu’il convient de connaître.

Aspect	Cabinet	Maternité	Domicile
Organisation	Horaires fixes, planning structuré	Gardes, horaires variables	Déplacements fréquents, planning flexible
Matériel	Fourni par le cabinet	Fourni par l’établissement	Kit personnel à transporter
Assurance	RCP standard	RCP + vérification convention avec établissement	RCP + assurance auto professionnelle
Rémunération	Rétrocession sur honoraires	Vacation horaire ou forfaitaire	Rétrocession + frais de déplacement
Autonomie	Importante	Encadrée par protocoles	Très importante, gestion des urgences
Précautions	Connaissance du logiciel	Connaissance des protocoles spécifiques	Sécurité personnelle, organisation des trajets

Pour les remplacements à domicile, assurez-vous que votre véhicule est déclaré pour un usage professionnel auprès de votre assurance automobile. Prévoyez également un système de géolocalisation fiable et informez-vous sur les spécificités du secteur géographique (zones difficiles d’accès, stationnement).

Pour les remplacements en maternité, familiarisez-vous avec les protocoles spécifiques de l’établissement et les circuits de prise en charge avant de commencer. Une visite préalable des locaux est fortement recommandée.

L’astuce importante : Avant de signer un contrat, vérifiez la clause de non-concurrence : elle peut vous interdire de vous installer dans la même zone pendant deux ans après le remplacement. Un simple échange en amont avec la sage-femme remplacée et le Conseil de l’Ordre peut éviter tout litige ultérieur.

En conclusion, le remplacement de sage-femme libérale représente une étape importante dans le parcours professionnel, que ce soit pour acquérir de l’expérience en tant que remplaçante ou pour assurer la continuité des soins en tant que titulaire. En respectant scrupuleusement le cadre légal et les démarches administratives détaillées dans cet article, vous pourrez exercer en toute sérénité et vous concentrer sur l’essentiel : la qualité des soins apportés aux patientes. N’hésitez pas à vous rapprocher de votre Conseil départemental de l’Ordre des sages-femmes pour toute question spécifique concernant votre situation de remplacement.