Dernière mise à jour le 2 avril 2025

Ce qu’il faut retenir

• Les outils de gestion comptable : L’importance de l’utilisation de logiciels de caisse et de gestion comptable pour une gestion simplifiée des transactions et des finances.
• La gestion des ventes et des encaissements : L’enregistrement précis des ventes et des encaissements pour assurer une bonne gestion de la trésorerie et des obligations fiscales.
• Le suivi des dépenses et des stocks : Comment bien suivre les dépenses et gérer les stocks pour optimiser les marges et éviter les erreurs.
• Les obligations fiscales et comptables : L’importance de la déclaration de TVA et de la gestion des obligations fiscales pour respecter la législation en vigueur.

Les défis de la comptabilité pour les commerçants

La gestion comptable est une étape clé dans le bon fonctionnement d’une entreprise ! La comptabilité commerce est essentielle pour garantir une gestion saine et une rentabilité optimale

Cependant, pour les commerçants, cette tâche peut devenir un véritable casse-tête, étant donné la multiplicité des aspects à gérer.

Entre la gestion des ventes, des encaissements, des dépenses, des stocks et des obligations fiscales, la comptabilité des indépendants est souvent perçue comme un domaine complexe, surtout pour celles et ceux qui n’en maîtrisent pas toutes les subtilités…

De ce fait, une bonne gestion comptable est essentielle pour éviter les erreurs et garantir la rentabilité de votre entreprise !

Heureusement, des solutions efficaces existent pour simplifier la gestion comptable des commerçants, leur permettant ainsi de se concentrer sur leur cœur de métier !

Que vous soyez un commerçant physique ou que votre activité s’articule davantage autour du e-commerce, cet article explore toutes ces solutions, en mettant particulièrement l’accent sur l’intérêt d’être bien accompagner par un cabinet d’expertise comptable, physique ou en ligne, tels que Numbr ou L’expert-comptable.com !

I – Les outils de gestion comptable pour vos points de vente

La simplification de la comptabilité des indépendants passe, entre autres, par l’utilisation d’outils de gestion adaptés !

Ainsi, les logiciels de caisse et de gestion comptable sont deux outils complémentaires, ayant chacun un rôle spécifique dans la gestion d’un commerce.

a – Logiciel de caisse : un outil essentiel

Un logiciel de caisse est une plateforme principalement utilisé pour la gestion des transactions de vente quotidiennes dans un magasin ou un commerce !

Il permet entre autres :

Fonctionnalité	Description
Encaissement des ventes	Enregistrer chaque vente effectuée, qu’il s’agisse de paiements en espèces, par carte bancaire, ou par d’autres moyens.
Gestion des stocks	Relier à un système de gestion de stock, il ajuste automatiquement les niveaux de produits lors de chaque vente.
Émission de tickets de caisse	Générer les tickets de caisse pour chaque client, avec des informations sur les articles achetés, les montants et les taxes.
Suivi des retours et échanges	Suivre des retours de produits et des remboursements.
Rapports de vente	Générer des rapports de ventes quotidiens, hebdomadaires ou mensuels, permettant au commerçant de suivre son chiffre d’affaires et de mieux comprendre ses performances commerciales.

Cela permet de mieux organiser et structurer les informations de manière claire et lisible.

b – Logiciel de gestion comptable : un atout incontournable !

Le logiciel de gestion comptable, en revanche, est conçu pour faciliter la gestion financière de l’entreprise en enregistrant l’ensemble des opérations comptables, y compris les ventes, mais aussi d’autres aspects comme les dépenses, les factures, les taxes, les charges sociales, etc.

Il permet ainsi :

Fonctionnalité	Description
Suivi des recettes et des dépenses	Enregistrer toutes les recettes générées par l’entreprise (ventes) et les dépenses (achats, salaires, charges, etc.).
Génération des écritures comptables	Générer automatiquement les écritures comptables en fonction des opérations effectuées, facilitant la production des états financiers.
Déclarations fiscales	Aider à préparer les déclarations fiscales en automatisant les calculs des taxes (TVA, impôts sur les sociétés, etc.).
Suivi des paiements et créances	Permettre de suivre les créances (factures clients) et les dettes (factures fournisseurs).
Aide à la préparation des bilans et comptes de résultat	Aider à générer des documents essentiels pour suivre la santé financière de l’entreprise et pour la déclaration auprès des autorités fiscales.

c – La complémentarité des deux outils

• Le logiciel de caisse est plus centré sur la gestion des ventes et des opérations courantes au jour le jour.
• Le logiciel de gestion comptable est utilisé pour une vue d’ensemble des finances de l’entreprise, avec des outils pour l’analyse, la gestion des obligations fiscales et la préparation des états financiers.

Les deux plateformes sont complémentaires dans le sens où le logiciel de caisse alimente directement le logiciel comptable avec les transactions de vente et d’achat, permettant ainsi une gestion plus fluide et précise de la comptabilité. Un bon système intégré peut synchroniser les données entre les deux outils, minimisant ainsi le travail manuel et les erreurs, et permettant au commerçant de gagner du temps.

II – La gestion des ventes et des encaissements

La gestion des ventes et des encaissements est au cœur de la comptabilité d’un commerçant.

Un bon suivi des transactions permet d’assurer une gestion saine de la trésorerie et d’être en règle vis-à-vis des obligations fiscales, même dans le domaine du e-commerce !

a – L’enregistrement des ventes

Les ventes doivent être enregistrées de manière précise et en temps réel !

L’enregistrement des ventes est crucial pour le calcul du chiffre d’affaires, la gestion des marges et la correcte application de la TVA.

b – Le suivi des encaissements

Les encaissements doivent également être scrupuleusement enregistrés. Que ce soit en espèces, par carte bancaire, par chèque ou par virement, chaque paiement doit être intégré dans les livres comptables !

Un suivi rigoureux de ces encaissements est essentiel pour respecter les obligations fiscales, notamment lors des déclarations de TVA.

c – Le suivi quotidien !

Chaque indépendant doit tenir un livre des recettes et un livre des achats.

En cas de contrôle fiscal, le commerçant doit pouvoir prouver que les encaissements correspondent bien aux ventes déclarées !

Les plateformes comme Tiime permettent de relier les encaissements à des codes comptables spécifiques, ce qui facilite cette gestion.

Mode de paiement	Particularités comptables
Carte bancaire	Transactions électroniques, comptabilisation simple.
Espèces	Comptabilisation manuelle, vigilance sur la traçabilité.
Chèque	Vérification de la validité, suivi dans les livres de banque.
Virement bancaire	Enregistrement en temps réel, suivi des comptes bancaires.

En résumé, la gestion efficace des encaissements permet d’éviter les problèmes de liquidité, tout en garantissant le respect des délais de paiement des fournisseurs et des obligations fiscales.

Les logiciels de comptabilité connectés aux systèmes de paiement, comme Tiime, permettent de suivre la trésorerie en temps réel et d’assurer une gestion fluide des flux financiers.

• Tiime : https://www.tiime.fr

Astuce importante : Utilisez un logiciel de comptabilité intégré avec votre caisse enregistreuse pour synchroniser automatiquement vos transactions de vente et simplifier la gestion de votre comptabilité. Cela vous fera gagner du temps et réduira les erreurs.

III – Le suivi des dépenses et des stocks

Le suivi des dépenses et des stocks est essentiel pour garantir une gestion saine de l’entreprise.

Cela permet de maîtriser les coûts, d’optimiser les marges et d’éviter les erreurs qui pourraient affecter la rentabilité.

a. Le suivi des dépenses

Les dépenses courantes, telles que les loyers, salaires, assurances ou fournitures, doivent être suivies régulièrement.

Les logiciels comptables permettent de catégoriser chaque dépense et de suivre son impact sur les résultats financiers de l’entreprise.

Types de dépenses :

• Dépenses courantes : loyers, salaires, charges fixes.
• Dépenses exceptionnelles : réparations urgentes, investissements ponctuels.

b. La gestion des stocks

Une bonne gestion des stocks est donc cruciale pour éviter les ruptures de stock ou les excédents qui immobilisent inutilement de l’argent !

Les logiciels de gestion des stocks, souvent intégrés à des outils de comptabilité, permettent de suivre les quantités, les coûts d’achat et les prévisions d’approvisionnement.

Cela permet également de calculer précisément le coût des marchandises vendues (CMV).

Type de stock	Impact comptable
Stock de marchandises	Calcul de la valeur des stocks et ajustement des marges.
Stock de matières premières	Coût d’achat et gestion des prévisions d’approvisionnement.
Stock à rotation rapide	Suivi quotidien pour éviter les ruptures de stock.

IV – Déclaration de TVA et obligations comptables et fiscales

La gestion des obligations fiscales, notamment la déclaration de TVA, est l’un des aspects les plus complexes de la comptabilité d’un commerçant, et d’un indépendant en général !

a – Le calcul de la TVA

Dans ce domaine d’activité, les commerçants doivent appliquer la TVA sur leurs ventes, et peuvent déduire la TVA sur leurs achats professionnels !

Le calcul de la TVA est simplifié grâce aux logiciels de comptabilité, qui automatisent en partie la collecte de la TVA collectée et déductible.

Par la suite, votre cabinet d’expertise comptable viendra récupérer ces données pour travailler sur vos comptes et organiser la production de vos documents comptables !

b – La déclaration de la TVA

Ainsi, les commerçants doivent déclarer périodiquement la TVA collectée et déductible, en fonction de leur régime fiscal.

Ces déclarations sont cruciales pour éviter les erreurs fiscales et sont donc réaliser par le cabinet comptable avec lequel vous travailler afin qu’il puisse vous apporter leur expertise.

Lien : https://www.l-expert-comptable.com/a/529903-la-declaration-de-tva-pour-qui-pourquoi.html

c – Les documents annuels comptables

Lors de la clôture de l’exercice, plusieurs documents comptables sont obligatoires.

Il servent à dresser un état financier précis de l’entreprise à la fin de l’exercice. Ils permettent également de déterminer la rentabilité et la santé financière de votre structure et en autres gérer la prise de décision !

Ces documents sont travaillés par votre comptables grâce à votre Grand-livre puis valider par l’expert !

d – Les autres obligations fiscales

En plus de la TVA,  vous devez également vous acquitter de l’impôt sur les sociétés ou sur le revenu auprès de l’Administration fiscale. Cette imposition diffèrenotamment en fonction la structure de l’entreprise mais aussi en fonction de votre régime fiscal (micro-bnc, micro-bic, régime réel d’imposition,..) !

Voici un lien pour vous aider : https://www.economie.gouv.fr/entreprises/les-differents-regimes-dimposition

Vous devez également vous acquitter la CFE (Cotisation Foncière des Entreprises) et effectuer les déclarations sociales pour les travailleurs indépendants.

N’hésitez pas à demander plus d’informations auprès de votre comptable afin qu’il puisse vous éclairer.

e – Le cas spécifique du e-commerce !

Dans le secteur du e-commerce, les obligations comptables et fiscales sont également essentielles pour assurer la conformité et la gestion de l’activité de votre boutique en ligne !

En tant que commerçant en e-commerce, il est crucial de suivre rigoureusement toutes les transactions, y compris les ventes, les achats et les paiements. Les documents comptables tels que les factures doivent être enregistrés correctement pour éviter des erreurs lors des déclarations fiscales.

La TVA, par exemple, doit être collectée et déclarée avec précision dans le cadre de l’activité de vente. De plus, la préparation des documents financiers, comme le bilan et le compte de résultat, reste indispensable pour suivre la santé de l’entreprise en e-commerce.

Voici un tableau résumant les obligations comptables et fiscales :

Obligation	Description
Enregistrement des ventes	Suivi des recettes et des paiements dans un système comptable approprié afin d’avoir une vision globale de votre chiffre d’affaires.
Gestion de la TVA	Calcul et déclaration de la TVA collectée et déductible.
Conservation des documents	Conserver toutes les pièces justificatives (factures, reçus, contrats) avec entre autre le suivi par E-mail.
Déclarations fiscales	Déclaration de la TVA et des impôts sur les bénéfices en temps et en heure.

Aides primordiales : recourir à un cabinet d’expertise comptable

Recourir à un cabinet d’expertise comptable comme Numbr permet donc d’être accompagné dans la gestion des obligations fiscales, la préparation des déclarations et l’optimisation des prévisions financières en fonction de votre statut juridique et de votre domaine d’activité (e-commerce, …).

Que vous ayez en entreprise individuelle ou en société, les experts-comptables et leurs équipes sont ici pour vous accompagner au mieux !

Conclusion : Simplifier la gestion comptable au quotidien

En conclusion, la comptabilité des commerçants, bien qu’essentielle, ne doit pas être un frein à la gestion de votre activité !

En automatisant les tâches comptables, en suivant précisément les ventes, les encaissements, les dépenses et les stocks, et en respectant scrupuleusement les obligations fiscales, les commerçants peuvent non seulement réduire leurs risques d’erreurs et de sanctions fiscales, mais aussi gagner en efficacité et en rentabilité.

Les outils numériques comme les logiciels de comptabilité et de caisse, ainsi que des systèmes intégrés comme Tiime, offrent des solutions adaptées à chaque besoin, en centralisant toutes les données et en facilitant les processus de déclaration fiscale.

Cependant, pour garantir une gestion optimale et éviter les complexités, l’accompagnement d’un cabinet d’expertise comptable est un atout précieux. Dans ce cadre, en plus de conseiller les commerçants sur la meilleure organisation comptable, Numbr offre des services adaptés aux spécificités de chaque entreprise, en assurant un suivi régulier et personnalisé !

Cette approche globale, combinée à des outils modernes et à l’accompagnement d’experts, permet aux commerçants de se concentrer sur l’essentiel : la gestion de leur point de vente et la satisfaction de leurs clients.

Le défi de la comptabilité devient ainsi une tâche simplifiée et parfaitement intégrée à leur quotidien !

À l’avenir, l’intégration de solutions comme Tiime et l’accompagnement de Numbr permettent aux commerçants de rester à la pointe de la technologie tout en bénéficiant d’un soutien d’experts pour naviguer facilement dans les méandres fiscaux et comptables.

L’évolution rapide de la digitalisation dans le secteur comptable ouvre de nouvelles perspectives et simplifie la gestion financière des commerces, leur permettant de se concentrer sur la croissance de leur activité avec confiance et sérénité.

C’est quoi la comptabilité commerciale ?

La comptabilité commerciale englobe toutes les opérations comptables spécifiques aux commerçants, permettant de suivre et d’enregistrer les transactions financières de leur activité.

Cela comprend les ventes, les achats, les encaissements, la gestion des stocks et le suivi des charges et des produits. Elle permet de garantir une gestion financière optimale tout en respectant les obligations fiscales, comme la déclaration de la TVA.

Les commerçants peuvent faire appel à des outils comme Tiime pour faciliter cette gestion.

Comment faire la comptabilité d’un commerce ?

Faire la comptabilité d’un commerce inclut plusieurs étapes clés : enregistrer les ventes et encaissements, suivre les achats et dépenses, gérer les stocks, et calculer la TVA. Utiliser un logiciel comme Tiime, fourni par le cabinet Numbr, aide à automatiser ces processus.

Cela permet de centraliser les tâches comptables, de garantir la conformité fiscale et d’éviter les erreurs. Numbr accompagne les commerçants en simplifiant la gestion comptable au quotidien.

Quelles sont les obligations comptables d’un commerçant ?

Les commerçants doivent tenir une comptabilité régulière, conserver les pièces justificatives pendant 10 ans (sauf si utilisation d’un outil permettant de dématérialiser les justificatifs), et déclarer la TVA de manière périodique.

Ils doivent également établir des comptes annuels (bilan, compte de résultat) et respecter les obligations fiscales relatives à l’impôt sur le revenu ou sur les sociétés. Le cabinet Numbr aide les commerçants à se conformer à ces obligations grâce à des outils automatisés, comme Tiime, et une gestion simplifiée des déclarations fiscales.

Quels sont les 3 types de comptabilité ?

Il existe trois types de comptabilité :

• Comptabilité de trésorerie : Enregistrement des transactions uniquement au moment du paiement ou de l’encaissement. Adaptée aux petites entreprises.
• Comptabilité d’engagement : Comptabilisation dès la réalisation des opérations, indépendamment des flux de trésorerie. Utilisée par les entreprises de taille moyenne et grande.
• Comptabilité simplifiée : Version allégée de la comptabilité d’engagement pour les petites entreprises. Elle est plus simple tout en respectant les exigences fiscales.

Les commerçants peuvent se faire conseiller par Numbr pour choisir la comptabilité la plus adaptée à leur entreprise.

Comment faire la comptabilité d’un magasin ?

Faire la comptabilité d’un magasin inclut plusieurs étapes : l’enregistrement des ventes, le suivi des achats et des dépenses, la gestion des stocks, le calcul et la déclaration de la TVA, ainsi que l’établissement d’un bilan et d’un compte de résultat.

Pour faciliter ces tâches, l’utilisation d’un logiciel de comptabilité, comme Tiime, est essentielle. En plus de cela, le cabinet Numbr offre un accompagnement personnalisé pour assurer la conformité fiscale, optimiser les processus et garantir une gestion financière fluide.

Chez Numbr, nous accompagnons les artisans et professionnels du BTP avec une comptabilité optimisée et adaptée à leur activité : gestion de trésorerie, optimisation fiscale et suivi des obligations comptables. Découvrez notre accompagnement