Comptabilité d’un restaurant : ce qu’il faut savoir

Dernière mise à jour le 31 mars 2025

A retenir : 

• Importance de la comptabilité dans la restauration : La gestion comptable est cruciale pour assurer la viabilité de l’entreprise, en tenant compte des marges serrées, des coûts, et des exigences administratives.
• Documents comptables obligatoires : Les restaurateurs doivent utiliser des outils homologués pour produire le fichier des écritures comptables (FEC) et tenir un livre de caisse rigoureux afin de garantir la conformité et d’éviter les sanctions.
• Gestion de la caisse et contrôle des ventes : La tenue de caisse doit être organisée avec des outils certifiés pour garantir la transparence, la fiabilité des transactions, et faciliter les contrôles fiscaux.
• Déclaration de TVA : Différents taux de TVA s’appliquent aux produits et services, en fonction du mode de consommation. La déclaration doit être rigoureuse et adaptée au régime fiscal du restaurateur (réel normal ou simplifié).

Introduction aux obligations comptables dans le secteur de la restauration

Dans la restauration, la gestion comptable est cruciale pour assurer la viabilité et la croissance de l’entreprise. Entre les marges serrées, la gestion des employés, les dépenses, les stocks et le contrôle des coûts, les restaurateurs doivent surveiller leurs finances de près. Ils doivent aussi garantir la qualité de leur offre tout en respectant des obligations comptables strictes.

Les obligations comptables vont de l’enregistrement des ventes au suivi des dépenses. Elles incluent aussi la TVA et les déclarations fiscales. Ces obligations peuvent rapidement devenir complexes pour un restaurateur. Connaître ces obligations et se faire accompagner est indispensable pour assurer la réussite d’un restaurant.

Les documents comptables obligatoires pour un restaurant

Quel que soit le type de restauration (traditionnelle ou rapide), les documents comptables obligatoires sont les mêmes.

Le restaurateur doit, en effet, être capable de présenter le fichier des écritures comptables (FEC) à l’administration fiscale. Ce fichier informatique regroupe toutes les écritures comptables et doit respecter un format imposé par les impôts. Pour fournir ce fichier, il est indispensable d’utiliser un logiciel de comptabilité certifié. Le non-respect de cette obligation peut entraîner une pénalité de 5 000 € ou une taxation d’office. Collaborer avec un expert-comptable aide à garantir la conformité du FEC.

Le livre de caisse est également un document obligatoire pour tout restaurateur. Ce document permet de répertorier tous les paiements reçus, qu’ils soient en espèces, tickets restaurant ou cartes bancaires. Il doit aussi enregistrer les dépenses en espèces. Ce livre doit être présenté lors d’un contrôle fiscal et doit répondre aux critères de sécurisation et d’archivage. Le livre de caisse fait partie du bilan comptable et ne peut être omis.

Justifier le chiffre d’affaires est aussi essentiel pour la comptabilité d’un restaurant.

Comment gérer la caisse dans un restaurant ?

Pour garantir une gestion fiable, nous recommandons l’utilisation systématique d’une caisse enregistreuse ou d’un logiciel de caisse homologué. Ce système permet de sécuriser la fiabilité des données du restaurateur. Un certificat de conformité est délivré par l’éditeur de la caisse pour garantir son homologation.

La tenue de caisse au format papier reste possible, mais elle doit être rigoureuse. Un manque de justification des mouvements d’espèces pourrait porter préjudice au restaurateur.

Chaque jour, le restaurateur doit effectuer une ouverture de caisse pour marquer le début de la journée. Il doit ensuite saisir toutes les entrées et sorties de caisse au fur et à mesure. En fin de journée, il procède à une clôture de caisse en éditant un ticket Z. Ce ticket journalier garantit que les opérations enregistrées correspondent au solde de son fond de caisse.

Astuce comptable : Pour simplifier la gestion de la caisse, effectuez une clôture quotidienne avec un ticket Z. Cette procédure garantit une trace fiable des transactions journalières et facilite les contrôles fiscaux en cas d’audit.

Quels sont les 3 types de comptabilité ?

Avant de vous présenter comment tenir sa comptabilité de votre restaurant, revenons sur les 3 types de comptabilité :

• Générale : obligatoire pour toute entreprise enregistrée au RCS, elle oblige à l’enregistrement comptable de toutes les transactions qui interviennent au cours de l’exercice permettant ainsi de donner une image fidèle de la santé financière de votre établissement. La comptabilité générale est une obligation légale, nous vous conseillons donc fortement de vous faire accompagner par un expert-comptable. Numbr vous accompagne dans cette obligation, vous pouvez prendre conseil auprès de l’un de nos experts.
• Analytique : repose principalement sur l’analyse des coûts et des revenus, avec bien souvent une analyse financière par produit ou service.
• Budgétaire : basée sur un comparatif entre les résultats de votre société et les projections mises en place pour planifier l’activité.

La tenue d’une comptabilité régulière et rigoureuse

La réussite d’un restaurant tient bien évidemment à la qualité des produits et du service qu’il offre mais cela doit s’accompagner d’une gestion précises des dépenses, que ce soit la maîtrise des coûts de ses achats de matières premières, de ses charges de personnels, de ses charges fixes ou du financement de ses investissements.

Cela implique que chaque opération soit enregistrée correctement en comptabilité du restaurant afin de pouvoir établir des états financiers qui seront le reflet de la santé financière de l’établissement. Ces états financiers permettent de suivre des indicateurs tels que la marge, l’excédent brut d’exploitation…d’ajuster les prix, maitriser ses coûts.

Les documents nécessaires à une bonne tenue comptable d’un restaurant sont nombreux mais les principaux sont les suivants :

• les factures d’achats de matière première, de petits équipements, d’énergie,
• les appels de cotisations : assurance, location de matériel
• le Z de caisse
• les échéanciers : emprunts, location de matériel
• le journal de paie des employés  et tableaux de charges sociales
• les relevés bancaires

Vous l’aurez donc compris une comptabilité de votre restaurant doit être rigoureuse et c’est le pilier d’une gestion saine.

Une gestion comptable soignée permet de garantir la pérennité de votre restaurant mais aussi de répondre aux obligations fiscales, la plupart des pièces nécessaires à la tenue comptables (factures, relevés bancaires etc…) devant être conservées pendant 10 ans à compter la date de clôture de l’exercice comptable.

Pour vous faciliter l’archivage numérique de ces pièces, notre cabinet Numbr travaille avec l’outil Tiime, solution qui permet de garantir la valeur probante de vos justificatifs.

La gestion des tickets de caisse et des paiements en espèces

Pour un restaurateur, les tickets de caisse sont bien plus que de simples reçus, ils documentent chaque transaction, permettent le suivi des ventes et facilitent les calculs de fin journée lors de la clôture de caisse.

La bonne gestion des tickets de caisse du restaurant permet surtout de garantir la transparence des chiffres lors de contrôle de l’administration fiscale, car ils représentent la preuve de la transaction.

Les solutions de caisse modernes génèrent des tickets de caisse de manière automatique ce qui permet d’éviter les erreurs humaines ce qui rend le processus plus simple et plus rapide.

En règle générale les tickets sont sauvegardés numériquement ce qui permet un accès rapide en cas de vérification de comptabilité.

Au delà de la facilité de contrôle, l’archivage numérique présente un avantage écologique de plus en plus recherché dans les politiques RSE.

Création de restaurant : Les étapes clés et l’accompagnement par un expert-comptable

Les obligations liées à la déclaration de TVA pour la comptabilité d’un restaurant

Quels taux de tva dois-je appliquer?

La restauration est une activité assujettie à tva. Il existe différents taux de tva selon les produits vendus par le restaurant et selon le mode de consommation : sur place ou à emporter.

– Le Taux de tva plein : 20%

-Taux de tva intermédiaire : 10%

-Taux de tva : 5,5%

Pour les boissons :

Un taux plein s’applique à la vente de boissons avec alcool, que la consommation soit immédiate ou différée.

Le taux intermédiaire s’applique à la vente de consommation de boissons sans alcool devant être consommées immédiatement (leur contenant ne permettant pas une consommation différée).

Le taux réduit s’applique quant à lui à la vente de boissons sans alcool dans des contenants fermés permettant la consommation ultérieure.

Pour l’alimentaire : 

Le taux intermédiaire s’applique à la vente de produits devant être consommés sur place.

Le taux réduit s’applique à la vente de produits dans des contenants permettant leur consommation de façon différée.

Attention, les plats qui sont cuisinés mais vendus à emporter ou à livrer mais dont la consommation se fait immédiatement (type sandwich, pizza…) relèvent du taux à 10%.

Déclarer ma tva : comment ça se passe ?

Pour les restaurateurs qui relèvent su régime réel normal mensuel de tva, l’administration fiscale attend chaque mois (entre le 21 et le 24) le formulaire 3310-CA3-SD sur lequel sera reporté le chiffre d’affaires  du mois précédent qui sera la base de calcul de la tva collectée et le montant de la tva déductible à récupérer sur les achats du mois précédent aussi.

La tva à payer sera le solde de la différence entre la tva collectée sur les recettes et la tva à récupérer sur les dépenses.

Dans le cas d’une régime réel simplifié de tva, le mécanisme de calcul est le même mais le paiement se fera en 3 étapes :

• un acompte de 55% de la tva due l’année précédente à verser en juillet
• un acompte de 40% de la tva due l’année précédent à verser en décembre
• le solde de l’année en cours correspondant au total de la tva due sur l’année moins les 2 premiers acomptes versés à verser dans les 3 mois suivants la date de clôture

Pour approfondir le sujet de la tva vous pouvez consulter le lien suivant.

Bilan comptable d’un restaurant : comment ça se passe?

À la fin de chaque exercice comptable, le restaurateur doit établir les comptes annuels de son entreprise. En général, c’est le cabinet comptable qui les élabore sous sa responsabilité.

Pour une petite entreprise, les comptes annuels incluent un bilan, un compte de résultat et une annexe.

Le bilan doit refléter le patrimoine de l’entreprise, en présentant à la fois ses actifs et ses dettes. Le restaurateur doit donc effectuer des opérations de clôture, comme :

• faire l’inventaire de son stock de matières premières, boissons, etc.
• relever son solde de caisse et pointer les tickets restaurant non remis à l’encaissement s’ils ne sont pas dématérialisés.

En comptabilité pour un restaurant, le bilan comptable permet de calculer le résultat de l’entreprise. Un bénéfice si les recettes dépassent les charges, ou un déficit dans le cas contraire.

L’entreprise transmet ce résultat à l’administration fiscale dans un délai de 3 mois après la date de clôture de l’exercice, délai qui est étendu à 4 mois pour les sociétés clôturant leurs comptes au 31 décembre.

En cas de bénéfice, la société soumet ce montant à l’impôt sur les sociétés si elle est soumise à l’IS, et elle doit le verser au plus tard le 15e jour du quatrième mois suivant la date de clôture. Pour les sociétés qui clôturent au 31 décembre, ce délai est prolongé jusqu’au 15e jour du cinquième mois, soit jusqu’au 15 mai.

Conclusion : Pourquoi faire appel à un expert-comptable pour votre restaurant ?

Le secteur de la restauration est extrêmement exigeant et accapare beaucoup de temps et d’énergie. Entre la gestion de la cuisine, des salariés, des approvisionnements, les tâches administratives, le suivi du chiffre d’affaires … Faire appel à un cabinet comptable est un investissement stratégique pour tout restaurateur souhaitant optimiser la gestion de son établissement, réduire les risques financiers et se concentrer pleinement sur son activité.

Dans un secteur aussi compétitif et soumis à des variations de trésorerie importantes, le soutien d’un expert-comptable est un atout essentiel pour réussir et croître durablement.

Le cabinet Numbr peut vous accompagner dans cette aventure surtout dans la comptabilité de votre restaurant. Notre premier objectif est de simplifier la vie des entrepreneurs tout en leur garantissant d’être en conformité à toutes vos obligations comptables et fiscales et en vous faisant gagner du temps pour vous concentrer sur votre activité.

Pour prendre rdv  avec l’un de nos experts c’est par ici : Prendre RDV

Chez Numbr, nous accompagnons les hôtels et restaurants avec une expertise comptable adaptée à leurs défis : gestion des charges, optimisation fiscale et suivi financier simplifié.