Vous envisagez un changement de dénomination sociale pour votre entreprise ? Ce processus peut être motivé par diverses raisons et implique des étapes clefs à respecter. La décision, souvent influencée par l’intérêt de la société, peut avoir un impact significatif sur son image et sa stratégie. Cependant, le coût associé à ce changement ne doit pas être négligé. Dans cet article, nous vous aiderons à mieux comprendre comment procéder à ce changement de manière efficace et légale.

La dénomination sociale se réfère au nom officiel d’une entreprise, inscrit dans ses statuts et au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). C’est un peu comme un nom de famille et un prénom pour une personne morale, elle sert à identifier l’entreprise et la distinguer de ses actionnaires ou associés.

Cette dénomination est librement choisie par les associés ou actionnaires lors de la création de l’entreprise, avant la rédaction des statuts. Elle doit être suffisamment distinctive pour permettre une identification claire de la société.

Il est essentiel de noter que le choix de la dénomination sociale revêt une importance capitale, car elle est un élément clef de l’immatriculation d’une société et peut influencer son attractivité auprès des clients.

Quel est l’intérêt pour une société de changer de nom ?

Changement de stratégie ou d’activité

Lorsqu’une société modifie sa stratégie ou son activité, le changement de dénomination sociale peut s’avérer nécessaire pour refléter cette évolution. Ce choix peut être motivé par des transformations majeures telles que :

Le repositionnement sur un marché : la nouvelle dénomination sociale peut aider à cibler un segment de marché différent ou à s’adapter à un marché en mutation.
L’internationalisation de l’activité : un nom plus universel ou facile à prononcer dans différentes langues peut être bénéfique.
Le rajeunissement de la marque : pour rester concurrentiel et attrayant, notamment auprès d’un public plus jeune.
Le changement d’objet social : lorsqu’une entreprise élargit ou modifie son activité principale.

Mauvaise réputation ou image de marque

Une mauvaise réputation ou une image de marque négative peut motiver le changement de dénomination sociale. En effet, un nom de société fortement associé à des controverses ou à des échecs commerciaux peut devenir un frein à son développement.

La réputation numérique, notamment, peut être déterminante : des avis négatifs récurrents ou des polémiques marquantes sur les réseaux sociaux peuvent entacher l’image de l’entreprise.
De plus, une confusion avec une autre entreprise ayant une image négative peut aussi inciter à changer de dénomination sociale pour éviter les amalgames.

Il est donc parfois préférable de faire table rase du passé en optant pour un nouveau nom, permettant ainsi de repartir sur des bases plus saines et positives.

Exigences légales ou réglementaires

Le changement de dénomination sociale peut aussi être imposé par des exigences légales ou réglementaires. Certaines formes juridiques imposent des contraintes spécifiques sur le choix de la dénomination sociale.

En outre, la législation interdit l’usage d’une dénomination sociale susceptible d’entraîner une confusion dans l’esprit du public.

Dénomination sociale, nom commercial, enseigne : quelles différences ?

Dénomination sociale : l’identité juridique

La dénomination sociale joue un rôle central dans l’identification juridique de la société. Elle doit impérativement figurer sur tous les documents officiels, notamment lors de l’immatriculation de la société, sur les factures et devis, ou encore sur l’extrait K-bis.

Son importance ne se limite pas qu’au cadre juridique : elle est également un signe distinctif protégé, au même titre qu’un nom commercial ou une enseigne commerciale, jouant ainsi un rôle crucial dans l’identité de marque de l’entreprise.

En effet, la dénomination sociale peut faire office d’une première stratégie marketing, contribuant à la différenciation de l’entreprise parmi ses concurrents.

Nom commercial : la vitrine commerciale

Le nom commercial, contrairement à la dénomination sociale, est le nom sous lequel l’activité de l’entreprise est connue du public, il est donc plus évocateur que la dénomination sociale. Il peut être identique à la dénomination sociale, ou en différer.

La différence majeure entre ces deux termes réside dans leur transmissibilité : La dénomination sociale, rattachée à l’entreprise, ne peut être cédée tandis que le nom commercial peut être cédé puisqu’il s’agit d’un élément du fonds de commerce.

Lors d’un changement de dénomination sociale, il est crucial de vérifier si le nom commercial va également changer.

Enseigne : l’aspect visible pour les clients

L’enseigne représente l’aspect visible de l’entreprise pour les clients. Elle est généralement apposée sur le lieu d’exploitation de l’activité de l’entreprise et peut être différente du nom commercial ou de la dénomination sociale.

Elle se distingue des autres appellations de par son aspect plus physique et local. En effet, l’enseigne est généralement associée à un point de vente spécifique ou à une zone géographique précise, contrairement à la dénomination sociale et au nom commercial qui ont une portée plus large.

Enfin, l’enseigne peut être modifiée plus facilement sans avoir à suivre une procédure juridique spécifique, ce qui la rend plus flexible pour s’adapter aux évolutions de l’entreprise.

Les étapes clés du changement de dénomination sociale

Préparation et réflexion en amont

Lors d’un changement de dénomination sociale, vérifier la disponibilité du nouveau nom est une étape cruciale. Cette vérification permet d’éviter toute confusion avec d’autres entreprises existantes dans le même secteur d’activité. L’utilisation de la base de données de l’INPI peut faciliter cette démarche.

En outre, la prise en compte de l’impact potentiel de ce changement sur la clientèle est essentielle. Le nouveau nom doit être choisi avec soin, car il contribuera à façonner la perception des clients et partenaires de l’entreprise. Il est donc recommandé de :

Réaliser des études de marché pour comprendre les attentes des clients
Solliciter des retours de la part de la clientèle existante
Réfléchir à la manière dont le nouveau nom reflète la mission et les valeurs de l’entreprise

Un accompagnement par des experts peut être utile pour effectuer ces démarches de manière efficace.

Procédure administrative et juridique

Décision en assemblée générale extraordinaire.

L’assemblée générale extraordinaire (AGE) est une étape cruciale du processus de changement de dénomination sociale. C’est lors de cette assemblée que les associés ou actionnaires de la société vont prendre la décision officielle du changement de nom.

Lors de l’AGE, il est nécessaire de rédiger un procès-verbal qui va acter la décision de changement de dénomination sociale. Ce document comporte certaines mentions obligatoires, comme l’ancienne et la nouvelle dénomination sociale, la date du changement, l’adresse du siège social, le montant du capital social et les informations relatives aux associés ou actionnaires.

Enfin, l’AGE doit être suivie du dépôt d’actes auprès du greffe du tribunal de commerce compétent, ainsi que d’une insertion automatique au BODACC (Bulletin Officiel des Annonces Civiles et Commerciales).

Rédaction et modification des statuts.

La rédaction et modification des statuts sont des étapes incontournables lors d’un changement de dénomination sociale. Les statuts, qui déterminent le fonctionnement interne de l’entreprise, doivent être mis à jour pour refléter le nouveau nom de la société.

Rédaction de la clause statutaire : La dénomination sociale figure généralement dans l’article 3 des statuts. Il est nécessaire de rédiger une nouvelle clause statutaire avec la nouvelle dénomination.
Signature et datation : Les statuts modifiés doivent être signés et datés par tous les associés ou actionnaires.

Il est également possible de faire appel à un professionnel du droit pour assurer la conformité des modifications apportées aux statuts.

Formalités de publication et déclaration au greffe

L’accomplissement des formalités de publication et de déclaration au greffe est une étape indispensable pour la validité du changement de dénomination sociale.

Depuis le 1er janvier 2023, les démarches concernant les modifications de statuts s’effectuent en ligne sur le site du Guichet électronique des formalités d’entreprises :

Remplir le formulaire M2 (déclaration de modification d’une personne morale), disponible en ligne sur le site du Centre de Formalités des Entreprises (CFE) ou Infogreffe. Ce document doit être rempli en trois exemplaires et comporter les informations relatives au changement de dénomination.
Joindre un chèque de 192,01 € pour le règlement des frais de greffe.
Faire paraître une annonce légale sur un support habilité à publier des annonces légales (SHAL) dans le département du siège social de l’entreprise. Cette publication doit mentionner le changement de dénomination sociale, l’ancienne et la nouvelle dénomination, ainsi que d’autres informations relatives à l’entreprise.
Déposer le dossier complet au greffe du tribunal de commerce compétent dans un délai d’un mois suivant la décision de changement de dénomination sociale.

Mise en œuvre et communication

Dans le cadre d’un changement de dénomination sociale, la mise en place d’une stratégie de communication adaptée est essentielle pour assurer une transition réussie.

Commencez par préparer votre public au changement : Informez vos clients, fournisseurs, partenaires et employés de l’approche du changement.
Utilisez les canaux de communication appropriés pour atteindre efficacement votre public. Par exemple, le site internet et les réseaux sociaux pour une communication large, les e-mails et les courriers pour une communication plus ciblée.
Expliquez les raisons du changement. Cela peut aider à rassurer votre public et à renforcer la compréhension et l’acceptation du changement.
Mettez en place un plan pour gérer les questions et préoccupations qui pourraient survenir. Assurez-vous que vos clients et partenaires peuvent facilement obtenir des réponses à leurs questions.
Enfin, célébrez le changement. C’est une occasion de mettre en avant votre entreprise et de créer de l’enthousiasme autour de votre nouvelle identité.

N’oubliez pas que le changement de dénomination sociale est un processus, et non un événement ponctuel. Une communication continue et transparente est donc cruciale pour assurer une transition réussie.

La mise à jour des supports de communication et documents officiels est une étape cruciale après un changement de dénomination sociale qui doit être entrepris immédiatement pour éviter toute confusion.

Parmi les documents à mettre à jour, on peut citer :

Factures et devis
Documents administratifs : bons de commande, conditions générales de vente, contrats en cours, etc.
Supports de communication : cartes de visite, brochures, site web de l’entreprise, réseaux sociaux, etc.

Le changement doit également être signalé à des institutions officielles pertinentes, par exemple pour la mise à jour des certificats d’immatriculation des véhicules d’entreprise.

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Les implications d’un changement de dénomination sociale

Sur la clientèle et le marché : Gestion de la transition et fidélisation

La fidélisation des clients pendant et après le changement de dénomination sociale est un défi majeur. Il faut assurer une transition fluide en communiquant efficacement sur le changement. Il peut être bénéfique d’expliquer aux clients les raisons du changement et comment cela peut améliorer leurs interactions avec l’entreprise. Il est bon de rester à l’écoute de ses clients pour répondre aux éventuelles questions.

La transition peut également être une opportunité pour attirer de nouveaux clients. Une nouvelle dénomination sociale peut attirer de la curiosité et générer de l’intérêt pour l’entreprise. Toutefois, il est crucial de maintenir la qualité des produits ou services pour assurer une fidélisation à long terme.

Sur les aspects légaux et réglementaires : Conséquences sur les contrats et obligations légales.

En fonction de la forme juridique de votre entreprise, le processus de changement de dénomination sociale peut varier. Pour les SARL ou les SAS, il est nécessaire de tenir une Assemblée Générale Extraordinaire (AGE) pour prendre cette décision. Pour une entreprise individuelle (EI) ou une micro-entreprise, la dénomination sociale correspond obligatoirement à votre nom de famille, et tout changement doit respecter cette règle.

Sur la protection de la marque

La protection de la marque est un aspect essentiel à prendre en compte lors d’un changement de dénomination sociale.

Votre marque, qui peut être identique ou différente de votre dénomination sociale, joue un rôle majeur dans l’identification de vos produits ou services sur le marché. Il est donc crucial de veiller à sa protection.

Si votre nouvelle dénomination sociale est identique à votre marque, vous devrez effectuer un dépôt de marque auprès de l’INPI pour protéger votre nouvelle identité.
Il faut effectuer une recherche d’antériorité pour s’assurer que la nouvelle dénomination sociale ou la marque ne crée pas de confusion avec une autre déjà existante.

Enfin, n’oubliez pas que la protection de la dénomination sociale a une portée nationale, dans le domaine d’activité de votre entreprise.

Coûts et considérations financières

Coûts administratifs et légaux

Le changement de dénomination sociale entraîne des coûts administratifs et légaux non négligeables. Il faut prévoir :

Les frais de greffe du tribunal de commerce, qui varient généralement entre 100 et 200 € TTC.
Le coût de l’annonce légale à publier sur un support habilité à publier une annonce légale (SHAL), dont le prix peut osciller entre 100 et 150 € en fonction du nombre de caractères.
Éventuellement, des frais supplémentaires liés à l’exercice d’une activité réglementée, nécessitant un justificatif du changement de dénomination sociale délivré par l’autorité compétente.

Il est essentiel de prévoir ces coûts avant d’entamer les formalités de changement de dénomination sociale. Ces frais peuvent varier en fonction de plusieurs facteurs, tels que la taille de l’entreprise, sa forme juridique, le secteur d’activité, le nombre de documents et de supports à mettre à jour, et le pays dans lequel l’entreprise opère.

Coûts de communication et marketing

Dans le cadre d’un changement de dénomination sociale, la stratégie de communication représente un poste de dépense important. Il nous est impossible de donner un montant indicatif mais voici une liste des éléments à budgétiser :

Mise à jour des supports de communication : site web, réseaux sociaux, brochures, cartes de visite, etc.
Campagnes de communication : publicités payantes, communiqués de presse, newsletters, etc.
Événements de lancement : organisation d’événements pour annoncer le changement.
Services de relations publiques : travail avec des professionnels pour gérer la communication avec la presse et le public.
Suivi de l’impact : analyse du retour sur investissement de la campagne de communication.

Il est essentiel de prévoir ces coûts à l’avance pour assurer une transition réussie. Une évaluation précise des dépenses permet également d’anticiper d’éventuelles difficultés financières.

Nos conseils et bonnes pratiques

Faire appel à des experts

Faire appel à des spécialistes pour déléguer les procédures de changement de dénomination sociale offre de nombreux avantages. Ils possèdent une expertise approfondie des aspects légaux, administratifs et stratégiques de ce processus complexe.

Gain de temps : Les professionnels connaissent les procédures à suivre, ce qui peut grandement accélérer le processus de changement de dénomination sociale.
Minimiser les erreurs : Les erreurs dans le processus juridique de changement de dénomination peuvent avoir de graves conséquences, notamment des sanctions financières. Les spécialistes sont là pour minimiser ce risque.
Conseil stratégique : Un professionnel peut conseiller sur l’impact potentiel du changement de dénomination sociale sur la réputation de l’entreprise et sur la manière de le communiquer efficacement.

Ces avantages peuvent s’avérer précieux pour une entreprise qui envisage de changer sa dénomination sociale. Il est donc judicieux d’envisager de faire appel à des spécialistes pour accompagner ce processus.

Chez Numbr on vous accompagne dans ces démarches. Nous mettons à votre disposition :

L’assistance administrative pour la rédaction et modification des statuts, la publication de l’avis de modification, et les déclarations au greffe
la gestion des aspects légaux et réglementaires afin d’éviter tout problème juridique ou de non-conformité

Chez Numbr on dispose d’une base de données riche et actualisée qui vous aide à vérifier la disponibilité du nouveau nom envisagé. Également, notre réseau de professionnels spécialisés peut vous accompagner dans la mise en place d’une stratégie de communication efficace pour gérer la transition et fidéliser vos clients.

L’importance d’une transition bien planifiée.

Planifier le changement de dénomination sociale permet de minimiser les perturbations et de garantir que chaque aspect du processus est considéré. Un plan détaillé aide à identifier les potentielles difficultés et à mettre en place des solutions avant qu’elles ne deviennent des problèmes. Il est donc crucial de définir les objectifs, les étapes, les responsabilités et les échéances pour chaque action à mener.

Enfin, le changement de dénomination sociale peut être une période de stress pour les employés. Une communication transparente et régulière avec toutes les parties prenantes est donc essentielle pour rassurer et impliquer chacun dans le processus.

Conclusion

Le changement de dénomination sociale :

Peut-être motivé par une stratégie, réputation ou image de marque négative, ou par des exigences légales.
Est différent du nom commercial et de l’enseigne, qui ont leurs propres fonctions dans l’entreprise.
Nécessite une préparation et réflexion en amont, une procédure administrative et juridique, la rédaction et modification des statuts, des formalités de publication et déclaration au greffe, et une mise en œuvre et communication.
À des implications sur la clientèle, le marché, les aspects légaux et réglementaires, et la protection de la marque.
Entraîne des coûts administratifs et légaux, et des coûts de communication et marketing.
Peut nécessiter l’assistance d’experts et une planification détaillée pour minimiser les perturbations.

Chez Numbr on vous encourage vivement d’avoir une approche réfléchie et stratégique !

Article écrit par :

Le changement de dénomination sociale : comment s’y prendre ?