La gestion des notes de frais quand on est freelance

Dernière mise à jour le 1 avril 2025

Ce qu’il faut retenir

• Qu’est-ce qu’une note de frais ?
  Les dépenses engagées pour l’entreprise avec des fonds personnels peuvent être remboursées sous certaines conditions.

• Quels frais peut-on passer en note de frais ?
  Transport, restauration, hébergement, fournitures, formation… sous réserve de respecter des critères de nécessité et de proportionnalité.

• Les erreurs à éviter
  Perte de justificatifs, dépenses disproportionnées ou personnelles, non-respect des règles fiscales.

• Comment optimiser la gestion des notes de frais ?
  Utiliser des outils numériques comme Tiime Accounts pour automatiser la gestion et éviter les erreurs.

En tant que freelance, que vous soyez SASU, Micro-entreprise, EURL ou même en portage salarial, vous êtes amené à gérer des notes de frais. Le remboursement et la déductibilité sont soumises à des règles spécifiques. Il convient donc de prêter une attention particulière à leur gestion.  

Les notes de frais c’est quoi ?

Lors de l’exercice de votre activité d’indépendant de freelance, il arrive que vous soyez amené à engager des dépenses pour le compte de l’entreprise.

Ces frais feront l’objet d’un remboursement ou d’une indemnisation si elles ont été engagées avec vos fonds personnels et leur déductibilité du résultat de votre entreprise dépendra de la nature de la dépense.

Quels frais peut-on passer sur une société freelance ?

Globalement il s’agit des dépenses que le freelance à effectuer dans le cadre précis de son activité. Elles doivent donc être en lien direct avec la gestion de l’entreprise et correspondre à un besoin réel et proportionné.

Il n’est donc logiquement pas possible de mettre à la charge de votre entreprise les billets d’avion de vos vacances ni de manger au restaurant tous les jours alors que votre activité ne vous amène pas à rencontrer de nombreux prospects.

Toute dépense personnelle sans lien avec l’activité et qui serait prise en charge par l’entreprise, constituerait donc un avantage en nature, qui serait soumis à cotisations et contributions sociales au titre de la rémunération.

Les dépenses les plus courante du freelance

• Les frais liés au transport et à vos déplacement 

Globalement, tous les frais liés à des déplacements professionnels, nécessaires à votre activité, peuvent faire l’objet de notes de frais. On retrouve ainsi les billets de trains, d’avions, de transport en commun, les frais de parking et les péages d’autoroute.

Concernant les frais de carburant plusieurs cas sont possibles :

• Si le véhicule utilisé est un véhicule professionnel qui appartient donc à l’entreprise ou qui à été loué par celle-ci, les frais de carburant concernent donc l’entreprise.

 

• Si le véhicule est personnel deux cas sont possibles :
  • Dans le cas d’un salarié, il est possible de passer en note de frais les dépenses réelles liées à l’utilisation de votre véhicule dans le cadre d’une mission.
  • En tant que dirigeant l’option envisageable est d’appliquer le barème de frais kilométrique pour calculer une indemnisation kilométrique, ce qui nécessite de préciser le motif du déplacement, le nombre de kilomètres et la puissance fiscale du véhicule.

A noter que le montant de l’indemnité kilométrique est majoré de 20 % en cas d’utilisation d’un véhicule électrique.

• Les frais de restauration et de repas

Les frais de repas suivent des règles de déduction précises.

Le montant déductible est compris entre l’évaluation forfaitaire de 4.90€ et le plafond de 19€, soit un maximum de 14.10€ par jour.

Évidemment la nature du repas doit être professionnelle, il faut donc être capable d’en justifier le caractère et le nom des convives.

• Les dépenses d’hébergement et de logement

Les dépenses liées à l’hébergement et au logement ne peuvent être considérées comme note de frais uniquement si :

• Impossibilité de regagner son logement suite à un déplacement pour l’entreprise
• Logement éloigné de plus de 50 kilomètres
• Temps de trajet jusqu’au domicile d’au moins 1H30

•  Les frais de fourniture

Les frais de fourniture suivent la règle générale, les dépenses doivent être professionnelles.

Les fournitures de bureaux telles que perforatrice, agrafeuse, luminaire… ou du matériel informatique comme les souris d’ordinateur et claviers, clé USB… dont le prix est inférieur à 500 € HT seront déductibles du résultat.

• Les frais de formation

Comme tous les frais, les frais de formation doivent avoir un but professionnel, et aussi avoir un intérêt pour l’entreprise. La formation doit donc apporter une plus-value dans l’exercice de votre activité.

En tant que dirigeant, vous bénéficiez également d’un Crédit d’Impôt Formation qui est calculé en prenant le nombre d’heures de formation multipliées par le taux horaire du SMIC, et ce dans la limite de 40 heures.

Conditions de déductibilité générale, les dépenses toujours non déductible

Vous l’aurez compris, pour pouvoir être déductible du résultat les frais pris en charge par la société doivent avoir été engagés dans le cadre du travail et pour la société.

Cependant, certains frais ne peuvent faire l’objet de note de frais de par leur nature et ainsi, ne sont pas déductibles :

• Les dépenses d’habillement qui concerne des vêtements non-spécifique à l’activité, c’est-à-dire qui peuvent être portés dans un cadre personnel (une blouse de médecin sera déductible, mais pas un costume.)
• Amendes/contraventions, elles revêtent un caractère personnel, car c’est la personne physique, le conducteur, qui commet la faute, et non la personne morale, c’est-à-dire la société.
• Les cadeaux clients dont le montant n’est pas en adéquation avec la valeur des contrats conclus, ils ne peuvent être disproportionnés par rapport aux retombées économiques.
• Les dépenses luxueuses ou somptuaires telles que la chasse, pêche, résidences de plaisance ou d’agrément, ou encore utilisation de yacht ou de bateaux de plaisance.

Le remboursement des notes de frais

Au niveau des remboursements plusieurs règles existent en fonction de la dépense engagée.

• Remboursement réel

Il s’agit du principe de base, le remboursement correspond au montant réel de la dépense engagée, en fonction des justificatifs.

• Remboursement forfaitaire 

Il s’agit d’un remboursement sur la base d’un forfait mis à disposition par l’URSSAF, cela n’est disponible que pour certaines professions.

C’est donc impossible pour les dirigeants au régime des Travailleurs Non Salariés, pour les gérants minoritaires de SARL, les PDG de SA et les président de SAS.

Il y a une exception pour les frais liées au déplacement, dans ce cas les indemnités kilométriques peuvent être remboursés selon le barème kilométrique.

Astuce importante : Numérisez immédiatement vos justificatifs avec une application dédiée pour éviter tout risque de perte et garantir leur validité fiscale.

Les cas particuliers 

• Les notes de frais en auto-entrepreneur c’est possible ?

Le statut d’auto-entrepreneur impacte considérablement la gestion des frais. En effet ce statut empêche la déduction des charges professionnelles du résultat. A la place, un abattement forfaitaire est appliqué dont le montant dépend de l’activité :

• 71 % pour les activités d’achat-revente ou de fourniture de logement
• 50 % pour les autres activités relevant des BIC
• 34 % pour les BNC

• Le cas du portage salarial

En tant que salarié en portage salarial, les règles de déductibilité et de prise en charge des frais ne diffèrent pas. Cependant ils s’apparentent à des frais de fonctionnement et ne peuvent pas excéder 30% du salaire brut.

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La gestion des justificatifs

L’administration fiscale et l’URSSAF surveillent de près les notes de frais.

L’administration se montre intransigeante face aux dépenses sans justificatif. Vous devez donc gérer vos notes de frais avec une grande rigueur.

Les erreurs à éviter

En tant que freelance, vous gérez probablement un grand nombre de notes de frais. Certaines erreurs peuvent entraîner un redressement, mieux vaut donc les éviter.

Ne perdez jamais vos justificatifs et assurez-vous qu’ils correspondent exactement aux dépenses qu’ils justifient. L’administration peut exiger la preuve de chaque note de frais, quel que soit son montant.

Ne tardez pas à déclarer vos frais après la dépense, car retrouver un justificatif peut devenir compliqué avec le temps. Adoptez un bon mode d’archivage pour éviter la perte ou la détérioration de vos documents, ce qui les rendrait illisibles.

Évitez également les dépenses disproportionnées, car elles risquent de déclencher un redressement fiscal, tout comme l’absence de justificatifs.

Optimiser la gestion des notes de frais

Une gestion optimisée des notes de frais vous fait gagner un temps précieux et réduit le risque de redressement.

Commencez par identifier si la dépense est personnelle ou professionnelle afin de vérifier si votre société peut la prendre en charge.

Beaucoup de freelances utilisent encore un tableur Excel associé à un classeur de justificatifs. Cependant, cette méthode devient rapidement fastidieuse, chronophage et risquée. Heureusement, des solutions numériques existent aujourd’hui pour simplifier cette tâche.

Les outils

Tiime Accounts, une application de gestion des factures d’achat, fait partie de la suite Tiime utilisée par de nombreux cabinets, dont Numbr.

Avec Tiime Accounts, vous pouvez photographier vos justificatifs et les enregistrer immédiatement. L’application leur confère une valeur probante, ce qui signifie que la version numérisée a la même valeur que l’original. Vous pouvez ainsi jeter le reçu papier sans risque.

Grâce à la reconnaissance OCR, l’application extrait automatiquement les informations importantes de vos justificatifs. Vous les retrouvez ensuite dans un espace sécurisé.

En adoptant ces outils, vous simplifiez votre gestion des notes de frais et réduisez le risque d’erreurs. Vous gagnez du temps et pouvez vous concentrer sur votre activité principale.

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