Comptabilité d’un restaurant : ce qu’il faut savoir

Dernière mise à jour le 6 janvier 2025

Ce qu’il faut retenir :

• Documents comptables obligatoires : Le fichier des écritures comptables (FEC), le livre de caisse et la justification du chiffre d’affaires sont essentiels pour la conformité fiscale.
• Gestion de la caisse : Utilisation recommandée d’une caisse enregistreuse certifiée pour sécuriser les données et respecter la réglementation.
• Types de comptabilité : Comptabilité générale (obligatoire), analytique (analyse des coûts) et budgétaire (comparaison résultats/projections).
• Déclaration de TVA : Application de différents taux (20%, 10%, 5,5%) selon les produits et la consommation, avec des régimes déclaratifs adaptés (réel normal ou simplifié).

Introduction aux obligations comptables dans le secteur de la restauration

Dans le secteur de la restauration, la gestion comptable, ou comptabilité restaurant, revêt une importance cruciale pour assurer la viabilité et la croissance de l’entreprise. Entre les marges serrées, la gestion des salariés, la gestion des dépenses, des stocks et la maîtrise des coûts, les restaurateurs doivent non seulement garantir la qualité de leur offre, mais aussi respecter un ensemble d’obligations comptables strictes.

De l’enregistrement des ventes au suivi des dépenses, en passant par la TVA et les déclarations fiscales, ces exigences peuvent rapidement devenir complexes. C’est pourquoi connaître ses obligations mais surtout bien se faire accompagner est indispensable pour assurer la réussite d’un restaurant.

Les documents comptables obligatoires pour un restaurant

Quelque soit le type de restauration, traditionnelle ou rapide, les documents comptables que doit tenir le restaurateur sont les mêmes.

Dans le cadre de ses obligations fiscales, le restaurateur doit  être en capacité de présenter à l’administration fiscale le fichier des écritures comptables (FEC). C’est un fichier informatique regroupant l’ensemble des écritures comptables et qui doit répondre à un formalisme imposé par les impôts. Pour le fournir il est donc impératif d’utiliser un logiciel de comptabilité certifié. Le non respect de cette obligation expose à des pénalités pouvant atteindre 5 000€ ou une taxation d’office. On ne peut donc que vous conseiller de collaborer avec un expert-comptable qui pourra garantir la conformité du FEC.

Le livre de caisse est aussi un document qui doit être tenu par un restaurateur. Celui-ci permet de répertorier les paiements reçus quel qu’en soit la nature (espèce, ticket restaurant, carte bancaire) en contrepartie d’une vente ainsi que les dépenses réalisées en espèce. Sa tenue est obligatoire et il doit être présenté en cas de contrôle de l’administration fiscale. Il peut être physique ou dématérialisé mais doit toujours répondre aux critères de sécurisation et d’archivage. Par ailleurs le livre de caisse est un élément constitutif du bilan comptable d’un restaurant, il est donc impossible de s’en passer.

La justification de son  chiffre d’affaires est primordiale dans le tenue de la comptabilité d’un restaurant.

Comment gérer la caisse dans un restaurant ?

Pour se faire nous recommandons l’utilisation systématique d’une caisse enregistreuse ou d’un  logiciel de caisse homologué par l’administration fiscale qui permettra au restaurateur de sécuriser la fiabilité de ses données. Un certificat de conformité est délivré par l’éditeur de votre caisse afin de vous garantir son homologation.

La tenue de caisse au format papier reste toujours possible, mais une mauvaise tenue ou un manque de justification des mouvements d’espèces pourrait porter préjudice au restaurateur.

Chaque jour le restaurateur doit procéder à une ouverture de caisse pour marquer le début de la journée. Il va y saisir tout au long de la journée les entrées et sorties de caisse puis en fin de journée il effectue la clôture en faisant l’édition de son ticket Z journalier lui permettant de matérialiser que les opérations enregistrées sont conformes à son ticket Z et que le solde de la caisse enregistreuse correspond bien au solde de son fond de caisse.

Quels sont les 3 types de comptabilité ?

Avant de vous présenter comment tenir sa comptabilité, revenons sur les 3 types de comptabilité :

• Générale : obligatoire pour toute entreprise enregistrée au RCS, elle oblige à l’enregistrement comptable de toutes les transactions qui interviennent au cours de l’exercice permettant ainsi de donner une image fidèle de la santé financière de votre établissement. La comptabilité générale est une obligation légale, nous vous conseillons donc fortement de vous faire accompagner par un expert-comptable. Numbr vous accompagne dans cette obligation, vous pouvez prendre conseil auprès de l’un de nos experts.
• Analytique : repose principalement sur l’analyse des coûts et des revenus, avec bien souvent une analyse financière par produit ou service.
• Budgétaire : basée sur un comparatif entre les résultats de votre société et les projections mises en place pour planifier l’activité.

La tenue d’une comptabilité régulière et rigoureuse

La réussite d’un restaurant tient bien évidemment à la qualité des produits et du service qu’il offre mais cela doit s’accompagner d’une gestion précises des dépenses, que ce soit la maîtrise des coûts de ses achats de matières premières, de ses charges de personnels, de ses charges fixes ou du financement de ses investissements.

L’établissement doit enregistrer correctement chaque opération en comptabilité afin d’établir des états financiers reflétant sa santé financière. Ces états financiers permettent de suivre des indicateurs tels que la marge, l’excédent brut d’exploitation…d’ajuster les prix, maitriser ses coûts et prendre des décisions éclairées pour optimiser ses marges.

Les documents nécessaires à une bonne tenue comptable d’un restaurant sont nombreux mais les principaux sont les suivants :

• les factures d’achats de matière première, de petits équipements, d’énergie,
• les appels de cotisations : assurance, location de matériel
• le Z de caisse
• les échéanciers : emprunts, location de matériel
• le journal de paie des employés  et tableaux de charges sociales
• les relevés bancaires

Vous l’aurez donc compris une comptabilité rigoureuse est le pilier d’une gestion saine.

Pour garantir la pérennité de votre restaurant et répondre aux obligations fiscales, vous devez assurer une gestion comptable soignée et conserver la plupart des pièces nécessaires à la tenue comptable (factures, relevés bancaires, etc.) pendant 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice comptable.

Pour vous faciliter l’archivage numérique de ces pièces, notre cabinet Numbr travaille avec l’outil Tiime, solution qui permet de garantir la valeur probante de vos justificatifs.

La gestion des tickets de caisse et des paiements en espèces

Pour un restaurateur, les tickets de caisse sont bien plus que de simples reçus, ils documentent chaque transaction, permettent le suivi des ventes et facilitent les calculs de fin journée lors de la clôture de caisse.

La bonne gestion des tickets de caisse du restaurant permet surtout de garantir la transparence des chiffres lors de contrôle de l’administration fiscale, car ils représentent la preuve de la transaction.

Les solutions de caisse modernes génèrent des tickets de caisse de manière automatique ce qui permet d’éviter les erreurs humaines ce qui rend le processus plus simple et plus rapide.

En règle générale les tickets sont sauvegardés numériquement ce qui permet un accès rapide en cas de vérification de comptabilité.

Au delà de la facilité de contrôle, l’archivage numérique présente un avantage écologique de plus en plus recherché dans les politiques RSE.

Astuce importante : Utilisez un logiciel de comptabilité certifié pour garantir la conformité et éviter des pénalités fiscales élevées.

Les obligations liées à la déclaration de TVA pour la comptabilité d’un restaurant

Quels taux de tva dois-je appliquer?

La restauration est une activité assujettie à tva. Il existe différents taux de tva selon les produits vendus par le restaurant et selon le mode de consommation : sur place ou à emporter.

Le taux de tva plein : 20%

-Taux de tva intermédiaire : 10%

-Taux de tva : 5,5%

Pour les boissons :

Taux plein s’applique à la vente de boissons avec alcool, que la consommation soit immédiate ou différée.

Le taux intermédiaire s’applique à la vente de consommation de boissons sans alcool devant être consommées immédiatement (leur contenant ne permettant pas une consommation différée).

Le taux réduit s’applique quant à lui à la vente de boissons sans alcool dans des contenants fermés permettant la consommation ultérieure.

Pour l’alimentaire : 

Le taux intermédiaire s’applique à la vente de produits devant être consommés sur place.

Le taux réduit s’applique à la vente de produits dans des contenants permettant leur consommation de façon différée.

Déclarer ma tva : comment ça se passe ?

Les restaurateurs relevant du régime réel normal mensuel de TVA doivent envoyer chaque mois, entre le 21 et le 24, le formulaire 3310-CA3-SD à l’administration fiscale. Ils y reportent le chiffre d’affaires du mois précédent, qui sert de base au calcul de la TVA collectée, ainsi que le montant de la TVA déductible à récupérer sur leurs achats du même mois.

La tva à payer sera le solde de la différence entre la tva collectée sur les recettes et la tva à récupérer sur les dépenses.

Dans le cas d’une régime réel simplifié de tva, le mécanisme de calcul est le même mais le paiement se fera en 3 étapes :

• un acompte de 55% de la tva due l’année précédente à verser en juillet
• un acompte de 40% de la tva due l’année précédent à verser en décembre
• le solde de l’année en cours correspondant au total de la tva due sur l’année moins les 2 premiers acomptes versés à verser dans les 3 mois suivants la date de clôture

Pour approfondir le sujet de la tva vous pouvez consulter le lien suivant.

Bilan comptable d’un restaurant : comment ça se passe?

A la fin de chaque exercice comptable, le restaurateur est dans l’obligation d’établir les comptes annuels de son entreprise. Le cabinet comptable qui accompagne l’entreprise réalise généralement cette étape sous sa responsabilité.

Pour une petite entreprise, le comptable compose les comptes annuels d’un bilan, d’un compte de résultat et d’une annexe.

Le bilan doit refléter le patrimoine de l’entreprise (tant ses actifs que ses dettes). Le restaurateur devra donc réaliser des opérations de clôture telles que :

• faire l’inventaire de son stock de matière première, boisson etc…
• relevé de son solde de caisse, pointage des tickets restaurant non remis à l’encaissement s’ils ne sont pas dématérialisés.

Pour la comptabilité d’un restaurant, le bilan comptable va permettre de calculer le résultat de l’entreprise qui sera soit un bénéfice si les recettes sont supérieures aux charges, soit un déficit dans le cas inverse.

La société doit transmettre ce résultat à l’administration fiscale dans un délai de 3 mois à compter de la date de clôture de l’exercice, ou dans un délai de 4 mois si elle clôture ses comptes au 31 décembre.

En cas de bénéfice, la société soumise à l’impôt sur les sociétés (IS) doit le déclarer et payer cet impôt le 15e jour du quatrième mois suivant la date de clôture. Toutefois, si la société clôture ses comptes le 31 décembre, elle bénéficie d’un délai prolongé jusqu’au 15 mai.

Conclusion : Pourquoi faire appel à un expert-comptable pour votre restaurant ?

Le secteur de la restauration est extrêmement exigeant et accapare beaucoup de temps et d’énergie. Entre la gestion de la cuisine, des salariés, des approvisionnements, les tâches administratives, le suivi du chiffre d’affaires … Faire appel à un cabinet comptable est un investissement stratégique pour tout restaurateur souhaitant optimiser la gestion de son établissement, réduire les risques financiers et se concentrer pleinement sur son activité.

Dans un secteur aussi compétitif et soumis à des variations de trésorerie importantes, le soutien d’un expert-comptable est un atout essentiel pour réussir et croître durablement.

Le cabinet Numbr peut vous accompagner dans cette aventure. Notre premier objectif est de simplifier la vie des entrepreneurs tout en leur garantissant d’être en conformité à toutes vos obligations comptables et fiscales et en vous faisant gagner du temps pour vous concentrer sur votre activité.

Pour prendre rdv  avec l’un de nos experts c’est par ici : Prendre RDV