Dernière mise à jour le 21 janvier 2025
Ce qu’il faut retenir
- Les obligations comptables en fonction des régimes fiscaux : Les infirmiers libéraux au régime micro-BNC bénéficient d’une comptabilité simplifiée avec un abattement forfaitaire, tandis que ceux au régime réel doivent tenir une comptabilité détaillée (recettes, dépenses, immobilisations) et transmettre une déclaration 2035.
- Le choix du statut juridique : Entreprise individuelle (EI), Société d’Exercice Libéral (SEL) ou Société Civile de Moyens (SCM), chaque forme juridique présente des avantages adaptés aux besoins spécifiques des infirmiers libéraux.
- La gestion de la facturation : L’utilisation de la carte CPS et de logiciels compatibles SESAM-Vitale est essentielle pour la télétransmission des soins et une gestion optimisée du tiers payant.
- Les outils comptables : Des logiciels comme Tiime pour la comptabilité ou Simply Vitale pour la facturation permettent de simplifier la gestion quotidienne et d’assurer la conformité légale.
Introduction aux obligations comptables pour un infirmier libéral
Lorsqu’un infirmier libéral choisit le régime réel d’imposition (déclaration contrôlée) pour ses Bénéfices Non Commerciaux (BNC), il doit respecter des obligations de comptabilité infirmier libéral et fiscales plus strictes que celles du régime micro-BNC.
Le régime micro-BNC (Bénéfices Non Commerciaux) simplifie les démarches fiscales pour les professions libérales, y compris les infirmiers libéraux, qui remplissent certaines conditions de chiffre d’affaires. Ce régime s’applique uniquement lorsque le chiffre d’affaires annuel ne dépasse pas 77 700 € (seuil applicable en 2024). Si l’infirmier dépasse ce seuil pendant deux années consécutives, il bascule automatiquement vers le régime réel simplifié (déclaration contrôlée).
Sous le régime micro-BNC, l’infirmier libéral ne tient pas une comptabilité détaillée des recettes et des dépenses, mais il respecte certaines règles de gestion, notamment en tenant un livre journal des recettes et un registre des dépenses. Il calcule son bénéfice imposable de manière forfaitaire en appliquant un abattement de 34 % sur ses recettes brutes déclarées. Cet abattement couvre les charges professionnelles (loyer, matériel, déplacements, etc.), sans qu’il ait besoin de fournir de justificatifs pour ce montant. Par exemple, s’il réalise un chiffre d’affaires annuel de 50 000 €, il calcule son bénéfice imposable ainsi : 50 000 € – (50 000 € × 34 %) = 33 000 €.
Ce régime est avantageux pour les infirmiers ayant peu de charges professionnelles, car il limite les obligations comptables et administratives. Les déclarations fiscales s’effectuent via le formulaire 2042-C Pro, dans lequel les recettes brutes annuelles sont reportées. Toutefois, ce régime exclut les déductions fiscales spécifiques (amortissements, cotisations sociales réelles, etc.), ce qui peut être défavorable pour les infirmiers avec des frais importants.
Enfin, les infirmiers au régime micro-BNC restent soumis aux obligations sociales, notamment auprès de l’URSSAF et de la Carpimko, avec des cotisations calculées sur les recettes réelles, sans tenir compte de l’abattement fiscal. Ce régime convient généralement aux débutants ou à ceux exerçant une activité à temps partiel, mais il nécessite une analyse régulière pour s’assurer qu’il reste fiscalement avantageux.
Le régime micro-BNC : une alternative simplifié
Le régime BNC est un régime fiscal réel d’imposition qui nécessite d’établir une déclaration contrôlée. Contrairement aux entreprises soumises à une comptabilité commerciale classique (bilan, compte de résultat), l’IDEL en BNC tient une comptabilité de trésorerie basée sur les encaissements et les décaissements. Cela s’illustre par un enregistrement chronologique des recettes perçues (remboursement des mutuelles, Sécurité sociale, patients) d’une part et l’enregistrement des dépenses professionnelles (achats de fournitures, frais kilométriques, cotisations sociales, etc) d’une autre part. Enfin il est nécessaire de tenir un registre des immobilisations qui recense les biens durables (mobilier, matériel informatique) afin de les amortir.
Ces informations sont récapitulées chaque année dans la déclaration 2035 qui est transmise à l’administration fiscale.
Choisir la forme juridique adaptée à l’exercice en libéral
Les infirmiers libéraux exercent majoritairement sous le statut d’entreprise individuelle (EI), simple à mettre en place et très courant. Ils peuvent aussi opter pour une Société d’Exercice Libéral (SEL), notamment la SELARL, idéale pour ceux qui souhaitent collaborer ou s’associer. Ce statut permet de partager les charges et d’organiser une gestion commune dans un cadre structuré. Une autre option est la Société Civile de Moyens (SCM), qui mutualise les frais liés à l’activité (local, matériel, secrétariat) tout en garantissant l’indépendance dans la pratique des soins. Le choix du statut juridique dépend des projets d’association, du besoin de protection patrimoniale et des contraintes fiscales et sociales spécifiques à chaque situation.
Gestion de la facturation des actes de soins et des tiers payants
La facturation des soins et du tiers payant pour un infirmier libéral s’appuie sur des outils spécifiques, dont la carte CPS (Carte de Professionnel de Santé). Insérée dans un lecteur, elle authentifie l’infirmier auprès de l’Assurance maladie et des mutuelles, garantissant sécurité et traçabilité des données. Les actes, codifiés selon la nomenclature NGAP, sont enregistrés via un logiciel SESAM-Vitale qui gère automatiquement cotations, majorations (nuit, dimanche, déplacement) et télétransmissions. Avec la carte Vitale du patient et la carte CPS, l’infirmier transmet les informations pour un remboursement rapide et applique le tiers payant en cas d’exonération (ALD, CMU-C, maternité). Le logiciel prend également en charge la part complémentaire via le système Noémie, simplifiant la gestion administrative. Une maîtrise de ces outils et une vérification régulière des droits des patients assurent une facturation fluide et conforme aux règles.
Il est vivement recommandé à un infirmier libéral exerçant en entreprise individuelle d’ouvrir un compte bancaire dédié à son activité professionnelle. Avoir un compte distinct de ses finances personnelles permet de gérer plus simplement les flux financiers, facilite le suivi des recettes et des dépenses liées à l’activité, et garantit la conformité en cas de contrôle fiscal ou social. Il utilise ce compte pour recevoir les paiements de l’Assurance Maladie, des mutuelles ou des patients, et pour régler les charges professionnelles telles que les cotisations sociales (URSSAF, Carpimko), le matériel médical ou le loyer du cabinet. Pour les infirmiers exerçant sous une forme sociétale, comme une SEL ou une SCM, l’ouverture d’un compte bancaire professionnel est obligatoire, car la société constitue une entité juridique distincte. L’utilisation d’un compte dédié permet ainsi de gagner en clarté, d’automatiser certaines opérations comptables et de préparer sereinement les déclarations fiscales et sociales.
Astuce : Ouvrir un compte bancaire dédié à l’activité professionnelle est une bonne pratique qui facilite le suivi financier et garantit la conformité en cas de contrôle fiscal ou social.
Comment tenir sa comptabilité profession libérale ?
Pour suivre efficacement les recettes et les dépenses, un IDEL s’appuie principalement sur les flux bancaires, car l’Assurance Maladie et les mutuelles versent la majorité des recettes dans le cadre du tiers payant. Il vérifie les montants encaissés et les rapproche des relevés bancaires pour garantir l’exactitude des flux financiers. À la fin de l’année, l’infirmier libéral reçoit un relevé SNIR (Système National d’Informations Relatives aux Professions de Santé) de la part de la Sécurité sociale, qui détaille les montants versés par l’Assurance Maladie. Il utilise ce document pour comparer les encaissements déclarés avec ceux réellement perçus et repérer d’éventuelles erreurs ou omissions.
Quelles sont les charges d’une infirmière libérale ? Côté dépenses, il est indispensable de conserver tous les justificatifs, car ils constituent la base des déductions fiscales. Les principaux postes de charges d’un infirmier libéral incluent les frais de déplacement, les cotisations sociales (URSSAF, Carpimko), le matériel médical, les frais de cabinet (loyer, électricité, téléphone, internet) et les assurances professionnelles. Ces documents doivent être archivés pendant au moins dix ans et organisés de façon claire pour faciliter les contrôles ou déclarations. L’utilisation d’un logiciel comptable permet de croiser automatiquement les recettes, les dépenses et les relevés bancaires, tout en assurant un suivi précis des charges déductibles, et évite les écarts entre les flux réels et les déclarations annuelles.
Comment déclarer les revenus d’une infirmière libérale ?
L’infirmière libérale déclare ses revenus dans la catégorie des Bénéfices Non Commerciaux (BNC), en fonction du régime fiscal applicable. Si elle relève du régime réel, elle reporte ses recettes et ses dépenses professionnelles dans le formulaire 2035 et transmet ce document à l’administration fiscale. Ce formulaire lui permet de calculer son bénéfice imposable, correspondant à la différence entre les recettes encaissées (Assurance Maladie, mutuelles, patients) et les charges professionnelles (frais de déplacement, loyer, matériel, cotisations sociales). Elle intègre ensuite ce bénéfice à sa déclaration d’impôt sur le revenu via le formulaire 2042-C Pro, soumis au barème progressif. Si elle relève du régime micro-BNC, applicable lorsque ses recettes annuelles ne dépassent pas 77 700 € (en 2024), elle utilise une déclaration simplifiée : elle reporte uniquement ses recettes brutes annuelles sur le formulaire 2042-C Pro, et un abattement automatique de 34 % s’applique pour déterminer son bénéfice imposable.
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Quelles sont les charges sociales d’une infirmière libérale ?
Les obligations sociales d’un infirmier libéral reposent principalement sur deux organismes : l’URSSAF et la Carpimko, chacun couvrant des aspects spécifiques de la protection sociale.
L’URSSAF collecte les cotisations sociales liées à l’assurance maladie, maternité, allocations familiales, ainsi que la CSG (Contribution Sociale Généralisée) et la CRDS (Contribution au Remboursement de la Dette Sociale). Les infirmiers calculent ces cotisations sur la base de leurs revenus professionnels qu’ils déclarent chaque année via la Déclaration sociale et fiscale unifiée (DSFU), en suivant le calendrier établi selon leur numéro de département. Grâce à cette déclaration, ils transmettent leurs revenus annuels à l’URSSAF, qui ajuste ensuite les cotisations provisionnelles. Chaque mois ou chaque trimestre, l’URSSAF prélève les cotisations, puis effectue une régularisation en fin d’année en fonction des revenus réellement perçus. Les infirmiers doivent respecter les échéances pour éviter des majorations ou des pénalités. Lors de nouvelles installations, ils bénéficient souvent de cotisations provisoires calculées sur une base forfaitaire, que l’URSSAF ajuste par la suite à la hausse ou à la baisse selon leurs revenus réels.
La Carpimko (Caisse Autonome de Retraite et de Prévoyance des Infirmiers, Masseurs-Kinésithérapeutes, Pédicures-Podologues, Orthophonistes et Orthoptistes) gère les droits à la retraite de base, la retraite complémentaire, et la prévoyance des infirmiers libéraux. Les cotisations y sont également déterminées à partir des revenus professionnels déclarés via la DSFU. Elles sont réparties en plusieurs catégories :
- Retraite de base : indexée sur le revenu, dans le cadre du régime général des professions libérales.
- Retraite complémentaire : proportionnelle aux revenus déclarés, avec des tranches spécifiques.
- Prévoyance (invalidité-décès) : couvrant les risques liés à l’arrêt de travail ou au décès.
L’URSSAF effectue les prélèvements en acomptes provisionnels, suivis d’une régularisation après validation des revenus annuels déclarés. La Carpimko propose également des services pour accompagner les affiliés dans le suivi de leurs droits et l’anticipation de leur retraite.
En résumé, l’URSSAF et la Carpimko jouent un rôle central dans les obligations sociales des infirmiers libéraux, nécessitant une gestion minutieuse des déclarations et paiements pour éviter des majorations, maintenir une couverture sociale complète, et garantir des droits à la retraite solides. L’utilisation d’outils adaptés et l’accompagnement par un expert-comptable aident à simplifier et sécuriser ces démarches complexes.
Les outils et logiciels de comptabilité pour un infirmier libéral
Les IDEL disposent d’outils et logiciels spécialisés pour simplifier la gestion administrative, comptable et médicale. Les logiciels de facturation SESAM-Vitale, comme Simply Vitale, Vega ou My Agathe, facilitent la création et la télétransmission des feuilles de soins électroniques (FSE) via le système Noémie. Ils gèrent aussi le tiers payant, vérifient les droits des patients (CMU-C, ALD, etc.) et assurent le suivi des paiements en temps réel. Côté comptabilité, des solutions comme Tiime répondent aux besoins des professions libérales. Pour organiser les tournées et plannings, des applications comme Inzee Care ou Mobilic offrent des outils de planification et de géolocalisation adaptés aux soins à domicile. Ces outils connectés permettent un gain de temps, une réduction des erreurs administratives et garantissent la conformité aux exigences légales.
Conclusion : Simplifier la gestion comptable au quotidien
En conclusion, une gestion comptable et une facturation efficaces sont essentielles pour assurer la pérennité de l’activité d’un infirmier libéral. Les obligations administratives, fiscales et sociales peuvent rapidement devenir complexes et chronophages, détournant l’infirmier de sa mission principale : les soins aux patients. Pour simplifier la gestion comptable au quotidien, il est recommandé d’utiliser des outils adaptés, tels que des logiciels spécialisés qui automatisent de nombreuses tâches.
Cependant, pour alléger davantage cette charge et garantir une conformité totale avec les obligations légales, faire appel à un cabinet d’expertise comptable peut être une solution judicieuse. Un expert-comptable apporte non seulement son expertise technique pour la tenue de la comptabilité et l’établissement des déclarations fiscales et sociales, mais il offre également un accompagnement personnalisé. Il peut conseiller sur les optimisations fiscales, aider à anticiper les charges, et assurer une veille réglementaire continue.
En déléguant la gestion comptable à un professionnel, l’infirmier libéral gagne du temps, réduit le risque d’erreurs et peut se consacrer pleinement à son cœur de métier. Cette collaboration contribue à la sérénité professionnelle, en assurant que l’activité est gérée de manière optimale sur le plan administratif et financier.