Ce qu’il faut retenir

  • Les différents types de frais professionnels déductibles : frais de déplacement, frais de véhicule, frais réels, etc.

  • Les justificatifs nécessaires : factures, contrats, et documents spécifiant l’activité professionnelle.

  • Les frais de déplacements : distinction entre frais de déplacements hors véhicule et frais liés aux véhicules de tourisme.

  • Les obligations fiscales et comptables : conservation des documents, respect des délais légaux, et règles spécifiques pour les entreprises individuelles.

Les différents types de frais professionnels déductibles

Quels sont les frais déductibles pour les médecins ? Il n’existe pas de liste exhaustive définie par les administrations. Voici une liste des principaux frais professionnels dans le secteur médical et des justificatifs associés.

L’ensemble des justificatifs (factures / contrats…) doit être précisé à votre entité juridique. S’il s’agit d’une entreprise individuelle, votre nom d’usage professionnel avec les mentions « EI » ou « Entreprise individuelle » apparaîtra.

TYPE DE FRAIS PRO.

JUSTIFICATIF ASSOCIÉ
Assurances professionnelles (au minimum une assurance responsabilité civile professionnelle, la renommée RC PRO). Une facture est transmise, au moins une fois par an, par votre assureur.
Frais bancaires Une facture est émise par votre établissement bancaire. Vous pouvez souvent la retrouver depuis votre application bancaire en ligne.
Frais de déplacements Le justificatif va dépendre du mode de détention du véhicule :

  • détention à titre personnel (tableau d’indemnités kilométriques)
  • détention à titre professionnel (toute facture doit être au nom de l’entité professionnelle)

Cf paragraphe spécifique (2)
Frais de repas Au maximum, demandez une facture au restaurateur (une note).

  • Pour les repas pris seuls, rien d’autre à faire.
  • Pour les repas à plusieurs, également appelés « repas d’affaires », vous devez indiquer qui sont vos invités. Sans cela, impossible de justifier le caractère professionnel.
Cotisations sociales obligatoires : urssaf + retraite complémentaire Les appels de cotisations urssaf ou des autres caisses (carpimko, carmf, carcdsf, cipav…).
Cotisations sociales complémentaires ou facultatives (mutuelle / prévoyance / retraite) Des attestations sont transmises ou sont à demander chaque année à votre assureur.
Honoraires d’expert-comptable Des factures sont éditées par le cabinet d’expertise-comptable.
Équipements informatiques (ordinateur / téléphone) Facture au nom d’usage professionnel avec les mentions « EI » ou « Entreprise individuelle » pour ceux exerçant sous cette forme.
Frais de blanchiment (si vous travaillez en blouse). Les factures du pressage ou à défaut, un devis pour la prestation de lavage qui pourra être multipliée par le nombre de lavages accentués sur l’année civile.
Loyer
  •  si vous un local professionnel : Le bail a conclu et éventuellement des quittances de loyer éditées par le propriétaire.
  • si vous exercez depuis votre domicile personnel : il est possible de fabriquer un loyer à votre société (1)
Abonnements aux outils et logiciels professionnels (doctolib, logiciel de facturation…) Factures au nom de la société.

Dans ce cas, vous versez un loyer à titre personnel pour l’utilisation du siège social. Vous devez déclarer ces revenus sur votre déclaration d’impôts sur le revenu dans la catégorie des revenus micro-fonciers (sauf si vos revenus fonciers dépassent 15 000€ par an). Le montant du loyer doit correspondre à la surface utilisée et à la valeur du marché.

(2) Focus concernant les frais de déplacement :

  • Frais de déplacements (hors véhicule de tourisme) : 

    L’ensemble des déplacements professionnels constituent des dépenses professionnelles déductibles de votre bénéfice. Pour les billets de train, d’avion ou les courses en taxi et VTC, une facture devra être émise au nom de votre société (rappel : pour une entreprise individuelle, la mention « EI » doit apparaitre).

  • Frais de déplacements (véhicule de tourisme) : 

    2 solutions existent, non cumulables, à arbitrer chaque année pour déterminer la plus avantageuse.

    Dans tous les cas, les frais de parkings et de péages pour les trajets professionnels sont des charges professionnelles déductibles du bénéfice.

-> Les frais kilométriques ou indemnités kilométriques : 

Dans ce cas, votre véhicule personnel est utilisé pour vos déplacements professionnels (y compris, pour les trajets entre le domicile et le lieu d’exercice. Il s’agit d’une tolérance de l’administration fiscale pour les professionnels imposés dans la catégorie des BNC, dont les professionnels du secteur médical).

Un barème est fourni par l’administration et permet de convertir un nombre de kilomètres professionnels en €. Ce montant correspond aux indemnités kilométriques et constitue une charge déductible de votre bénéfice. Attention, celui-ci est régulièrement mis à jour.

Les indemnités kilométriques couvrent les dépenses suivantes :

  • frais de carburant
  • frais d’entretien (garage automobile)
  • frais d’assurance

Ainsi, ces 3 dépenses ne seront pas déduites de votre bénéfice. Seul le montant calculé grâce au barème le sera.

Dans la pratique, vous pouvez vous rembourser ces frais professionnels en fonction de la périodicité choisie (une fois par mois, par trimestre, par an…). Au final, c’est un calcul global annuel.

Le justificatif en lien avec cette charge sera le tableau des trajets professionnels réalisés. Ce tableau peut être tenu sous différentes formes (papier / excel / logiciel spécifique…).

-> Les frais réels :

Le mode de détention ou d’acquisition du véhicule (achat via un emprunt, comptant ou un crédit-bail, une location longue durée…) n’a pas d’importance. Les dépenses réelles seront des charges professionnelles déductibles :

  • frais de carburant
  • frais d’entretien (garage automobile)
  • frais d’assurance
  • en plus, l’amortissement ou le loyer du véhicule lié à sa valeur seront inclus dans vos charges. (attention, si tel est le cas, le jour où le véhicule est vendu, cela génère un revenu professionnel complémentaire fiscalisé inclus dans votre bénéfice).

Dans ce cas, les justificatifs liés à ces charges sont les factures éditées au nom de la société.

Astuce importante : Assurez-vous de toujours conserver les justificatifs pour vos frais professionnels, en particulier les déplacements et frais de véhicule, car l’administration fiscale peut effectuer des contrôles jusqu’à 10 ans après la déclaration.

 Les justificatifs à conserver

  1. Mention particulière sur vos justificatifs :

Bon à savoir :Depuis 2022, le législateur impose de nouvelles règles sur les justificatifs professionnels pour les entreprises individuelles. Ainsi, tout entrepreneur individuel doit indiquer sur ses documents professionnels concernant son activité (factures, documents publicitaires…) son nom ou son nom d’usage précédé ou suivi immédiatement des mots : « entrepreneur individuel » ou des initiales : « EI ».

Par exemple : « EI Paul Dupont » ou « Entreprise individuelle Paul Dupont ».

Ceci permet de faciliter la distinction entre les patrimoines personnels et professionnels des entrepreneurs.

2. Délai de conservation des documents : 

Une entreprise doit conserver tout document émis ou reçu dans l’exercice de son activité pendant une durée minimale. Ce délai varie selon la nature des papiers et les obligations légales. L’entreprise peut aussi archiver les documents plus longtemps, sauf s’ils contiennent des données personnelles. Pendant ce délai, l’administration peut mener des contrôles. Cette page indique les délais de conservation des principaux documents. Vous pouvez aussi utiliser un simulateur.

Concernant les documents comptables, le délai de conservation est de 10 ans.