Dernière mise à jour le 8 avril 2022

Qu’est-ce que le fichier FEC ? Définition

FEC signifie Fichier des Ecritures Comptables, il s’agit d’un fichier descriptif comptable informatique qui doit être envoyé à l’administration fiscale en cas de contrôle, il permet de vérifier la déclaration d’impôt d’une entreprise et d’examiner les transactions effectuées de cette dernière. Il doit être produit par les entreprises qui relèvent de l’impôt sur les sociétés ou de l’impôt sur le revenu rentrant dans la catégorie BIC, BNC ou BA.

Le format du FEC

La forme des fichiers des écritures comptables remise à l’administration doit répondre aux normes prévues à l’article A.47 A-1 du LPF. L’arrêté du 29 juillet 2013 a modifié les dispositions de l’article A. 47 A-1 du LPF et a défini un « format standard » aux VI à XIV de cet article.

Objectifs du fichier des écritures comptables

Le FEC permet un contrôle fiscal informatisé des données comptables, ce qui signifie des contrôles plus rapides, mais surtout plus efficaces. Tenir ce fichier permet :

  • de se préparer à d’éventuels contrôles fiscaux
  • d’améliorer tout ce qui est contrôle interne, car il peut être utilisé par différents services au sein de l’entreprise afin d’identifier des erreurs récurrentes et de les corriger
  • de fluidifier les audits externes et de les rendre plus fructueux
  • de servir de langage commun dans un groupe constitué de sociétés utilisant différents ERP

C’est une source de données très riche.

Qui doit fournir le fichier des écritures comptables (FEC) ?

Les contribuables qui se doivent de tenir une comptabilité informatisée sont concernés par la remise obligatoire du fichier. Cette obligation intervient lors d’un cas de contrôle fiscal.

L’obligation d’avoir un FEC

Le fichier des écritures comptables doit être envoyé obligatoirement à l’administration fiscale depuis le 1er janvier 2014.

Ces normes du « format standard » définissent les types de fichier, mentions, enregistrements et codages des informations. Elles sont obligatoires à compter de l’exercice clos en 2013. Ces normes sont facultatives pour les exercices antérieurs à l’exercice clos en 2013.

Contenu du Fichier des Écritures Comptables

Le fichier des écritures comptables répond aux normes de l’article A47A-1 du LPF (Livre des Procédures Fiscales). Il correspond à un journal comptable qui se compose du détail des écritures comptables de votre entreprise sur la durée d’un seul exercice, sauf exceptions. Ces écritures comptables doivent être numérotées de manière chronologique et croissante sans rompre la séquence au sein d’un même code journal. À savoir que la présence d’une rupture ne constitue pas nécessairement une cause de rejet du FEC, dans ce cas précis, il convient de pouvoir les justifier.

Il doit contenir l’ensemble des enregistrements du système comptable d’une entreprise, en voici le contenu :

  • le code du journal
  • le libellé du journal
  • le numéro de l’écriture comptable
  • la date de comptabilisation
  • le numéro de compte utilisé par l’entreprise
  • le libellé du compte
  • le numéro du compte auxiliaire
  • le libellé du compte auxiliaire
  • la référence de la pièce justificative
  • la date de la pièce justificative
  • le libellé de l’écriture comptable
  • le montant se trouvant au début ainsi qu’au crédit
  • le lettrage ainsi que sa date
  • la date de validation de l’écriture comptable
  • le montant de la devise ainsi que son identifiant

Les données qui ne sont pas remplies dans le logiciel comptable doivent rester vide dans le fichier. Tous les journaux existants dans la comptabilité de l’entreprise doivent figurer dans ce FEC. Les écritures d’à nouveaux et les écritures d’inventaires doivent également y figurer.

Quand faire le fichier FEC ?

Il peut être généré à chaque instant à la condition de respecter les règles applicables pour sa remise au vérificateur.

En pratique, il est conseillé de le générer après clôture de chaque exercice.

Un avis de vérification est envoyé à votre entreprise par l’administration fiscale en cas de contrôle, suite à cette demande, la remise du fichier au vérificateur de comptabilité se fait lors de son intervention sur place.

Comment retrouver un fichier FEC ?

Il vous est possible de retrouver un fichier FEC grâce à votre logiciel de comptabilité. Si vous avez délégué cette tache à un expert-comptable, il faudra alors lui demander de vous le fournir.

La vérification du fichier des écritures comptables

Comme vu précédemment, les entreprises qui tiennent leur comptabilité de manière informatisée doivent obligatoirement utiliser un logiciel de comptabilité qui respectent les normes en vigueur et qui permet l’édition d’un FEC.

Les éditeurs fiables permettront l’établissement d’un fichier des écritures comptables conforme. Si la gestion de votre comptabilité est délégué à un expert-comptable, c’est ce dernier qui établira le fichier conformément aux règles en vigueur.

La DGFIP (Direction Générale des Finances Publiques) propose un outil afin de vérifier la validité du FEC : https://www.economie.gouv.fr/dgfip/outil-test-des-fichiers-des-ecritures-comptables-fec

Quels sont les risques en cas de non-transmission du FEC ?

Lorsque l’administration fiscale envoie un avis de vérification fiscal, votre entreprise se doit de lui remettre le fichier FEC. En cas de non remise de ce dernier à l’administration fiscale, ou en cas de remise non conforme au regard des normes édictées par le Livre des procédures fiscales, le contribuable risque l’application de plusieurs sanctions qui peuvent se cumuler ! Il se risque à un rejet de sa comptabilité, mais également à l’application d’amendes ou de subir une évaluation d’office.

Concernant la vérification de comptabilité, le Code général des impôts prévoit plusieurs sanctions pécuniaires.

En effet, si votre entreprise ne remet pas un fichier des écritures comptables conforme aux normes ou ne remets pas de FEC, une majoration de 10% des droits mis à votre charge ou bien une amende minimale de 5 000€ (selon CGI art. 1729 D, I) est encourue.

À savoir que cette amende est applicable pour chaque exercice visé par la procédure de vérification de comptabilité.

Concernant l’examen de comptabilité, la non-transmission du fichier des écritures comptables dans le délai de 15 jours suivant la réception de l’avis de vérification entraîne une amende de 5 000€ (selon CGI art. 1729 D, II)

Si le contribuable ne se conforme pas à cette obligation de présentation, l’administration peut alors annuler l’examen de comptabilité et procéder à une première intervention sur place. (selon LPF, art. L 47 AA, 2).