Vous êtes chef d’entreprise et vous avez entendu parler de l’obligation du dépôts de vos comptes annuels. Vous ne savez pas de quoi il s’agit ? Ce qu’il faut envoyer, à qui et dans quel délais ? cet article est fait pour vous !

L’obligation du dépôt des comptes annuels

 

Qu’est ce que les comptes annuels et l’assemblée qui en découle ?

 

Les comptes annuels se composent du bilan, du compte de résultat et de l’annexe. Ils sont réalisés à chaque fin d’exercice social pour votre société et sont généralement revus et attestés par votre expert-comptable. Ce dernier vous garantira alors vis à vis des tiers l’image fidèle et sincère de vos comptes. 

 

Dans les 6 mois suivant la clôture de vos comptes annuels, une assemblée générale ordinaire annuelle doit se réunir avec l’ensemble des associés de la société. Les conditions de tenue et de convocation de cette assemblée sont généralement prévu statutairement.

Le but de cette assemblée est d’approuver les comptes de l’exercice clos et d’affecter le résultat.

 

L’affectation du résultat peut être la suivante : 

  • mise en réserve : légale, statutaire ou facultative. 

Il existe pour les sociétés à responsabilité limité (EURL ou SARL) et les société par actions (SA, SAS SASU, SCA ) une obligation de doter la réserve légale à hauteur de 5% du bénéfice jusqu’à atteindre 10% du capital social. 

  • report à nouveau (débiteur ou créditeur en fonction de si vous avez un bénéfice ou une perte) 
  • la prise de dividendes.

 

C’est aussi durant cette assemblée que peut être prise la décision de poursuivre ou non de l’activité s’il y a une perte de plus de la moitié du capital social. Une procédure juridique s’en suivra alors.

Durant cette assemblée est établie divers documents : rapport de gestion, procès verbal d’approbation des comptes et affectation du résultat. Une feuille de présence doit également être signée par les associés.

Dans le mois suivant la tenue de cette assemblée d’approbation des comptes, les gérants des sociétés commerciales ont l’obligation légale de déposer leurs comptes.

 

Cette obligation est-elle impactée par le covid-19 ?

 

Différentes ordonnances ont été promulguées sur cette question.

 

Tout d’abord l’ordonnance n° 2020-318 du 25 mars 2020 prolongeant le délais de 3 mois supplémentaires l’approbation des comptes. Cela concernent les sociétés ayant une clôture des comptes entre le 30 septembre 2019 et l’expiration d’un délai d’un mois après la cessation de l’état d’urgence (prolongé au 11 juillet à la date de rédaction de cet article).

Cependant si votre société dispose d’un commissaire au compte et que ce dernier a émis son rapport avant le 12 mars, cette ordonnance de prolongation ne s’applique pas.

 

Puis l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 ouvrant de nouvelles possibilités en matière de réunion et délibération des assemblées. La présence physique n’étant plus requise.

 

Votre société est elle concernée par cette obligation ?

 

Toutes les sociétés commerciales sont concernées par cette obligation (article L. 232-21 à L. 232-23 du Code de Commerce).

Si la forme juridique de votre société fait partie de la liste suivante vous devez alors déposer obligatoirement vos comptes auprès du greffe :

 

  • Les sociétés à responsabilité limitée (SARL, EURL)
  • les sociétés en nom collectif (SNC) sous certaines conditions. 
  • les sociétés par actions ( SA, SAS, SASU, SCA) 
  • les sociétés commerciales dont le siège est situé à l’étranger qui ont ouvert un ou plusieurs établissements en France ;
  • les sociétés d’exercice libéral (SELARL, SELAFA, SELCA, SELAS) ;
  • les sociétés coopératives agricoles et unions de coopératives agricoles sous certaines conditions (article R. 524-22-1 du code rural et de la pêche maritime).

 

  • Quand et comment devez vous les déposer ?

 

Vous disposez d’un délai d’un mois après la tenue de l’assemblée générale d’approbation des comptes pour déposer vos comptes auprès du greffe du tribunal de commerce. Il s’agit d’une obligation pour les dirigeants (article L. 232-21 à L. 232-23 du Code de Commerce).

 

Le dépôt peut se faire par courrier, sur place ou de façon électronique.

 

Si vous choisissez cette dernière option, vous bénéficierez alors d’un délai prolongé d’un mois supplémentaire.

 

Si votre assemblée n’a pas pu se tenir dans les temps, vous pouvez alors adresser une requête de prolongation de délai au président du tribunal de commerce.

 

Votre société existe depuis plusieurs années mais vous n’avez jamais déposé vos comptes. Quels sont les risques ?

 

S’agissant d’une obligation légale prévue par le code de commerce ( Art R.247-3) et code pénal (Art 131-13), le dirigeant de la société risque une contravention de 1500 € à 3000€ en cas de récidive.

 

En cas de non dépôt, le président du tribunal de commerce, peut astreindre sous un certain délais (généralement 15 jours) le dirigeant de la société à les déposer.

 

A cela peut s’ajouter une sanction civile pouvant émaner de toute personne (tiers, partenaires commerciaux…) subissant un préjudice des suites du non dépôt de ces comptes.

Démarche pour effectuer le dépôt de vos comptes annuels

 

Quels documents sont à déposer ?

 

Les documents doivent être signés en original et certifié conforme par le représentant légal de la société et son composés :

 

  • des comptes annuels : bilan, compte de résultat et annexes
  • procès verbal de l’assemblée d’approbation des comptes
  • la résolution d’affectation du résultat voté.
  • le rapport du commissaire au compte (s’il y en a un nommé pour votre société)
  • un chèque pour le greffe

 

Ces documents s’appliquent pour les sociétés type TPE – PME n’ayant pas de comptes consolidés où d’autres documents seraient alors demandés.

 

Vous ne souhaitez pas que vos comptes soient visibles au public ?

 

Rassurez vous, vous pouvez tout à fait déposer vos comptes tout en les gardant confidentiel, vous devrez alors déposer en plus des documents précités plus haut ajouter une déclaration de confidentialité. Vous pouvez trouver un modèle ici : https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/R38632

 

Cette option n’est possible seulement si votre société ne dépasse pas deux des trois seuils suivants :

  • total bilan de 350 000€
  • chiffre d’affaire de 700 000€ HT
  • un nombre moyen de salariés employés durant l’année de 10

 

Si vous dépassez ces seuils mais que vous êtes toujours sous les seuils ci-après, une option de confidentialité réduite s’appliquant qu’un compte de résultat peut s’appliquer :

 

  • total bilan de 4 000 000 €
  • chiffre d’affaire de moins de 8 000 000 € HT
  • moins de 50 salariés

 

Un modèle est disponible ici

 

Quel est le tarif pour ce dépôt ?

 

Le tarif varie en fonction du mode de dépôt que vous choisissez :

 

  • pour un dépôt par voie postale, il faudra joindre un chèque de 45 € 80 TTC à l’ordre du greffe du tribunal de commerce.
  • pour un dépôt en ligne, le tarif est de 46 € 65 TTC

 

Sur la base des tarifs applicable au 19/06/2020, ces tarifs peuvent changer au cours de l’année.