Dernière mise à jour le 26 novembre 2024

 

Ce qu’il faut retenir

  • Comprendre les bases de la facturation en freelance : Vos factures sont des outils essentiels pour formaliser vos relations avec vos clients et justifier légalement vos transactions. Elles doivent inclure des mentions obligatoires pour être valides.
  • Différencier devis et factures : Le devis définit les règles de collaboration avant la prestation, tandis que la facture sert de preuve comptable et fiscale après la réalisation.
  • Maîtriser les obligations selon votre statut : Votre statut juridique détermine les mentions spécifiques à inclure, comme l’exemption ou l’application de la TVA. Une facture claire et conforme garantit un paiement rapide.
  • Utiliser des outils de facturation adaptés : Optez pour des logiciels dédiés comme Tiime, qui automatisent et simplifient la création, l’envoi et le suivi des factures pour une gestion optimisée.

Ça y est, vous vous lancez (enfin)  ! L’aventure du freelancing, travailler en tant qu’indépendant, c’est pour vous  !

Comme tout statut, être freelance impose une manière de facturer bien spécifique. Alors quelles sont vos obligations, comment facturer ses clients quand on est freelance ? On vous explique. 

Vous avez créé votre entreprise. Bravo ! Votre premier client arrive et vous devez facturer votre prestation. 

Hic, ça coince, c’est la panique ? Quelles sont vos mentions obligatoires, quel format pour votre facture, comment ça marche ? 

Tout d’abord, vous devez savoir qu’en tant que freelance, vous êtes un professionnel qui exerce son activité sous son nom et donc sous sa responsabilité. Ça, c’est votre définition. Ainsi devez donc produire des factures qui vont venir formaliser vos relations avec vos différents clients. Avant de vous engager sur une prestation, vous pouvez émettre un contrat de freelance qui va encadrer votre relation et y préciser les délais de paiement et les deadlines des projets engagés.

En résumé, ce sont vos conditions de vente en somme. 

Vous allez y indiquer : 

  • les délais de paiement
  • les délais de réalisation de la prestation
  • la nature de la prestation à réaliser pour le client, son niveau de qualité
  • les modalités de réalisation de la prestation
  • les éventuelles clauses de confidentialité, exclusivité…
  • les dispositions relatives à la réalisation de la prestation

Globalement la facture en elle-même arrive à la fin de votre prestation lorsque celle-ci est achevée ; ou en début de prestation en fonction de vos conditions générales de vente. 

C’est une pièce comptable indispensable, et un justificatif de transaction. 

Pour pouvoir émettre une facture, vous devez bien sûr avoir un réel statut : le statut d’autoentrepreneur, le statut EIRL, le statut EURL, ou encore la SASU. 

Vous avez votre statut ? Vous pouvez donc facturer, et mieux encore, encaisser !

En comprenant bien comment facturer ses clients de manière efficace, vous vous assurez d’une gestion saine de votre activité en tant que freelance.

Devis, factures – késako ?

Un devis et une facture ne sont pas équivalents ! 

Votre devis est émis en amont de la réalisation de votre prestation, suite généralement à un entretien avec votre client sur ce que vous allez entreprendre pour lui. 

De plus il va fixer les règles de votre collaboration, la nature de la prestation, le tarif de celle-ci et le cadre de la réalisation, c’est-à-dire notamment ses délais de réalisation. 

La facture est ce qui vient « sanctionner » votre réalisation et pouvoir justifier comptablement, fiscalement et légalement la rémunération. 

Quels sont les éléments qui doivent figurer sur ma facture ? 

Face à votre ordinateur, vous êtes (encore) perplexe ? 

Certaines choses sont à inclure à votre facture pour qu’elle soit conforme, acceptée par votre client et corresponde aux usages. Il s’agit d’une structure assez figée, pas question d’être fantaisiste ! Vous émettez toujours cette facture en double, une pour vous, une pour le client ! Cachetées et signées, bien entendu ! 

Les mentions obligatoires :

  •  La date 
  •  Le numéro de la facture
  •  Le numéro du devis correspondant
  • Votre numéro SIREN et vos coordonnées
  •  Le numéro SIREN de votre client
  •  Votre tarif journalier si vous facturez à ce tarif
  •  Le prix unitaire HT
  •  Le prix total HT
  •  Le prix unitaire TTC
  •  Le prix total TTC
  •  Vos délais de paiement
  •  Les clauses de pénalités en cas de retard

Imposent certaines mentions qui doivent apparaître sur votre facture

Quelles obligations selon mon statut ? 

Comme cela vous semblait simple, on s’est dit qu’il fallait compliquer un peu ! Trêve de plaisanteries, selon le statut pour lequel vous avez opté, d’autres éléments viennent s’ajouter à ceux que nous avons mentionnés plus haut. 

Votre statut juridique et votre régime fiscal imposent certaines mentions qui doivent apparaître sur votre facture. 

  • Autoentrepreneurs et micro-entrepreneurs, si vous êtes un indépendant en autoentreprise exonérée de TVA, vous devez indiquer une référence à l’article 293 B du Code général des Impôts ainsi que l’absence de TVA applicable.
  •  L’autoentrepreneur ne récupère pas de TVA sur les achats, et en retour il n’a pas de TVA appliquée sur les ventes. Vous dépassez les seuils de la TVA de 82 800 € pour la vente de marchandises et l’hébergement, 33 200 € pour les prestations de service au cours de votre activité ? Votre régime change ! Ici, la TVA sur les achats que l’entreprise a effectués peut-être récupérée et la TVA va être ponctionnée sur vos ventes.  

En clair ? Pas de TVA pour les autoentrepreneurs en dessous des seuils de TVA ! 

En dessous du seuil :  

  • Vous devez donc indiquer si vous êtes concernés, « TVA non applicable — article 293 B du CGI » sur chacune de vos factures. 

Au-dessus du seuil : 

  •  Sur vos factures, cela donne un changement à ajouter : vous allez indiquer le prix avant TVA, le pourcentage de la TVA et le prix final.

Si vous dépassez les seuils, vous commencerez donc à appliquer la TVA en vigueur sur vos ventes et vous pourrez récupérer la TVA sur vos achats, qui vous sera reversée périodiquement. 

Le principe du donnant donnant en somme ! 

Vous avez la tête qui tourne ? On vous fait le calcul.  Vous avez dépassé le seuil ? Vous ne savez pas ce que vous devez ? 

Faites la somme du montant de la TVA à reverser moins la somme du montant de TVA à récupérer. Cela vous donne votre solde de TVA.

Positif ?  Vous allez faire un joli chèque au Service des impôts.

Négatif ? Ouvrez le champagne, l’État vous doit de l’argent ! 

N’oubliez pas, lorsque vous commencez à facturer vos clients, la clarté de vos factures est cruciale. Une bonne gestion de la TVA et des mentions obligatoires vous aidera à établir des relations professionnelles solides et à vous assurer que vous êtes payé à temps. En maîtrisant ces aspects, vous pourrez facturer vos clients sans stress et en toute confiance.

À quoi doit ressembler ma facture ? 

Vous pouvez utiliser des modèles disponibles en ligne, des logiciels pour créer votre format de factures. 

Cependant, gardez en tête que votre facture est avant tout un outil comptable, avec des mentions obligatoires, et qu’elles doivent être également personnalisées. 

Si vous optez pour des logiciels de facturation, ils doivent être compatibles avec vos outils compatibles, histoire de mieux gérer vos finances ! 

Certains peuvent automatiser l’envoi de factures, peuvent vous faire gagner du temps et calculent même pour vous. 

Pourquoi facturer ses clients dans le bon format est important ? Car une facture non conforme est une facture qui peut être refusée et donc non payée !

Quel outils pour créer mes factures ? 

De nombreux outils existent aujourd’hui sur le marché pour créer vos propres factures.

Exit les factures excel, les cabinets Numbr sont partenaires de Tiime, plusieurs outils sont mis à disposition des entrepreneurs gratuitement ! Notamment un logiciel de facturation pour gérer tous vos devis, factures, encours clients en quelques clics.

Besoin d’un conseil pour bien facturer ? Nos cabinets d’expertise comptable membres du réseau Numbr peuvent vous conseiller

Astuce pour une Facturation Claire : Utilisez un logiciel de facturation adapté qui vous permet d’intégrer automatiquement les mentions légales et d’envoyer des factures personnalisées à vos clients. Cela vous fera gagner du temps et minimisera les erreurs, garantissant ainsi des paiements rapides et sans tracas.

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