En tant que freelance, vous vous êtes sans doute déjà demandé en quoi consiste la taxe sur la valeur ajoutée, les différentes options afférentes à celle-ci, et les modalités de déclaration. Pas de panique, nous allons tout vous expliquer !

Définition et importance de la TVA

La Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA) est l’un des principaux impôts en France, dont la spécificité repose sur le fait qu’il est payé directement par les consommateurs d’un bien ou d’un service. Pour davantage de détails, vous pouvez consulter le lien suivant.

Le statut de freelance et la TVA

En tant que freelance en France, vous êtes assujetti à la TVA pour l’ensemble de votre activité professionnelle par principe. Vous devez donc collecter la TVA pour l’Etat lorsque vous réalisez une vente de bien ou une prestation de service.

En contrepartie, vous pouvez déduire la TVA payée sur les achats professionnels réalisés.

Certains cas vous dispensent néanmoins du paiement de la TVA en freelance. Nous reverrons cela plus loin.

Comprendre le régime de TVA en freelance

Les différents seuils de TVA

En fonction de votre chiffre d’affaires (CA), différents régimes de TVA s’offrent à vous :

Franchise en base :

  • CA < 91 900€ pour les opérations de ventes de marchandises, ou 36 800€ pour les prestations de service

Régime simplifié d’imposition (TVA annuelle avec acomptes) :

  • CA compris entre 91 800€ et 840 000€ pour les opérations de ventes de marchandises
  • TVA due inférieure à 15 000€

Attention cependant, certaines opérations sont exclues de ce régime. Il s’agit principalement des importations ou de certaines opérations immobilières soumises à la TVA, ou encore de travaux de construction réalisés par des entreprises ou sociétés dans le secteur du bâtiment.

Régime réel normal d’imposition (TVA mensuelle) :

  • CA > à 840 000€ pour les opérations de ventes de marchandises, ou 254 000€ pour les prestations de service
  • Si le montant de la TVA nette due est inférieure à 4000€ sur un an, il est alors possible d’opter pour l’établissement de déclarations trimestrielles de TVA.

Il est possible, sur option, d’opter pour le régime réel normal pour des sociétés normalement en franchise en base, ou en régime simplifié d’imposition.

Lorsque le CA dépasse les seuils suivants en fonction de l’activité, il est possible de continuer à bénéficier de la franchise en base en matière de TVA l’année suivant le dépassement :

  • Vente de marchandises : 101 000€
  • Prestation de service : 39 100€

Pour les seuils relatifs à des activités spécifiques (avocats, artistes, autres professions libérales, artistes-auteurs), vous pouvez consulter le lien suivant pour plus de renseignements.

Exonération et régime de franchise en base de TVA

En franchise en base, une société n’a pas à collecter de TVA pour l’Etat. Cela peut aussi être le cas si une société dispose d’une exonération de TVA pour une activité spécifique (activité de formation par exemple).

Cela lui permet donc de pratiquer des prix inférieurs à ceux de ses concurrents directs sur le marché. Cependant, qui dit pas de collecte de TVA, dit aussi interdiction de récupérer la TVA payée sur les achats. Lorsque le montant de ces derniers est conséquent, ce régime n’est ainsi pas nécessairement avantageux.

L’exonération de TVA est avantageuse lorsque la société vend majoritairement à des particuliers, car ceux-ci ne pourront pas récupérer la TVA.

Cependant, lorsque les clients sont majoritairement assujettis à la TVA, il n’est pas nécessairement intéressant pour le vendeur d’opter pour ce régime d’exonération, car celui-ci ne pourrait alors plus récupérer la TVA sur ses achats, et l’acheteur peut de son côté totalement déduire la TVA facturée.

Comment facturer une prestation sans TVA ?

Si le vendeur a obtenu une exonération de TVA pour ses prestations, il pourra alors facturer sans appliquer de TVA sur ses factures. Le HT sera alors égal au TTC sur les factures établies.

Préparation et démarches pour le passage à la TVA

Surveiller l’évolution du chiffre d’affaires

Pourquoi est-il important de suivre son chiffre d’affaires en matière de TVA ? En tant que freelance, il est important de prendre en compte la TVA collectée qui sera à reverser à l’Etat dès l’encaissement de la vente afin de garder en trésorerie la somme correspondante, après déduction de la TVA récupérable.

Si vous utilisez l’application Tiime et que vous êtes au régime réel normal, vous pouvez suivre au jour le jour l’ensemble de vos encaissements (ventes de biens ou prestations de service) et décaissements (achats professionnels) sur le mois en cours, et estimer ainsi le montant de TVA dont vous serez redevable.

Un graphique de TVA est de plus disponible sur la page d’accueil de l’application Tiime afin de visualiser en temps réel les opérations qui seront prises en compte dans le calcul de TVA d’un mois donné. Tiime est inclus dans le cadre de notre offre de comptabilité en ligne.

Quelles sont les étapes à respecter en matière de TVA ?

1. Création d’un compte professionnel sur le site des impôts.

Dès la création de votre société avec nos services, nous créerons un espace pour votre société sur le compte fiscal.

Vous recevrez ensuite un code d’activation par courrier postal. Il faudra bien penser à nous le communiquer dès réception (si vous êtes client Numbr), sans lequel nous ne pourrons pas accéder à celui-ci que ce soit pour l’établissement de vos différentes déclarations fiscales ou encore pour la fourniture d’attestations qui pourraient vous être demandées par vos différentes parties prenantes.

2. Obtention du numéro de TVA intracommunautaire.

Toute entreprise soumise à la TVA dans l’Union Européenne dispose d’un numéro d’identification fiscal individuel. Celui-ci est délivré par le service des impôts du pays de domiciliation de la société. En France, le service des impôts des entreprises (SIE) transmet automatiquement le numéro de TVA intracommunautaire à l’entreprise lors de son immatriculation (si celle-ci est redevable de la TVA). Ce numéro devra être indiqué sur l’ensemble de ses documents commerciaux.

3. Choix du régime de TVA : réel simplifié VS réel normal.

Si vous effectuez des achats envers des prestataires situés hors de France (dans ou hors de l’Union Européenne), votre société devra être au régime réel normal au regard de la TVA. En effet, dans cette situation, il faudra autoliquider la TVA intra-et extracommunautaire mensuellement.

Si vous n’effectuez pas de tels achats et que vous êtes en dessous des seuils précédemment évoqués, vous pourrez opter pour le régime réel simplifié pour la TVA.

4. Transmission du mandat de prélèvement à la banque.

En parallèle de l’adhésion au compte fiscal, chez Numbr, nous créerons le mandat de prélèvement pour l’administration fiscale. Nous vous le transmettrons ensuite par mail. Il vous faudra alors le signer et le transmettre à votre banque afin que les prélèvements futurs ne soient pas refusés par votre banque.

5. Adaptation des factures à la TVA.

Une fois toutes ces étapes réalisées, vous pourrez commencer à facturer vos premiers clients. Il vous faudra alors créer le client sur l’application Tiime en mentionnant le taux de TVA par défaut à appliquer en principe pour ce client.

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Comment gérer quotidiennement sa TVA quand on est freelance ?

Facturation et mentions obligatoires

Lorsque vous facturez à un client en France, il faudra appliquer un taux de TVA en fonction de la nature de la prestation de service ou de la vente de bien :

  • Le taux normal de 20% s’applique pour la majorité des ventes de biens et des prestations de services. C’est le taux à utiliser lorsqu’aucun autre taux ne s’applique.
  • Le taux réduit de 10% s’applique notamment « aux produits agricoles non transformés, au bois de chauffage, aux travaux d’amélioration du logement qui ne bénéficient pas du taux de 5,5%, à certaines prestations de logement et de camping, aux foires et salons, jeux et manèges forains, aux droits d’entrée des musées, zoo, monuments, aux transports de voyageurs, au traitement des déchets, à la restauration ».
  • Le taux réduit de 5,5% s’applique « à l’essentiel des produits alimentaires, produits de protection hygiénique féminine, équipements et services pour handicapés, livres sur tout support, abonnements gaz et électricité, fourniture de chaleur issue d’énergies renouvelables, fourniture de repas dans les cantines scolaires, billetterie de spectacle vivant et de cinéma, certaines importations et livraisons d’œuvres d’art, travaux d’amélioration de la qualité énergétique des logements, logements sociaux ou d’urgence, accession à la propriété ».

Lorsqu’une facture bénéficie d’un régime spécifique en matière de TVA (autoliquidation intracommunautaire, autoliquidation BTP, exportation, activité exonérée de droit ou sur option), il est nécessaire d’indiquer le motif d’exonération en pied de la facture.

L’application Tiime vous propose alors de choisir parmi les différents motifs d’exonération possibles celui qui doit être utilisé.

Enfin, n’oubliez pas qu’un certain nombre de mentions sont obligatoires sur vos factures.

Déclaration et paiement de la TVA

En fonction du régime de TVA choisi, l’échéance de la déclaration, et donc de paiement, de la TVA sera différente.

En effet, en régime réel normal, la TVA doit être déclarée et payée mensuellement. En revanche, en régime réel simplifié, elle le sera au choix trimestriellement ou annuellement.

La TVA à payer se calcule par différence entre le montant de TVA collectée (sur les ventes) et le montant de TVA déductible (sur les achats professionnels), diminuée le cas échéant par le crédit à reporter du mois précédent.

Lorsque cette différence est négative, il n’y a alors pas de TVA à payer : un crédit est constaté, crédit qui sera en principe reporté sur la déclaration suivante.

Si le crédit est supérieur à 700€, il est de plus possible de demander son remboursement au service des impôts des entreprises.

Cependant, il n’est pas recommandé de demander le remboursement du crédit de TVA si un trop grand nombre de justificatifs est manquant, car l’administration les demande bien souvent avant d’effectuer le remboursement du crédit.

Pour tout comprendre sur le fonctionnement de la TVA et comment déclarer sa TVA au régime réel mensuel, n’hésitez pas à consulter nos articles dédiés sur notre site.

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Conseils et bonnes pratiques

L’utilisation d’outils de gestion pour faciliter le suivi

Nous vous recommandons l’utilisation du logiciel Tiime, inclus dans nos offres de comptabilité en ligne pour suivre votre comptabilité au jour le jour, et interagir plus facilement avec votre expert-comptable.

Cette application mobile et desktop vous permet d’ajouter vos justificatifs simplement en les prenant en photo. Une intelligence artificielle permet ensuite de les lire et de les relier à l’opération correspondante. Vous pouvez par ailleurs ajouter des justificatifs depuis la version web du logiciel dans le cas où ceux-ci se trouveraient directement sur votre ordinateur.

De plus, Tiime vous propose des outils de suivi comptable visuels : graphique de chiffres d’affaires, de TVA, mais aussi des graphiques personnalisables en fonction de vos besoins spécifiques. Le graphique de TVA vous permet ainsi d’analyser mois après mois le détail de la TVA collectée et de la TVA déductible, notamment pour anticiper le montant à payer à l’échéance, notamment lorsque des changements significatifs sont constatés au sein de l’activité.

Enfin, vous avez la possibilité de valider la TVA préparée par votre comptable. Prenez contact avec lui si cela vous intéresse, il vous expliquera comment procéder.

La collaboration avec des experts-comptables

En matière de TVA, il est recommandé de faire appel à un expert-comptable afin de s’assurer que les règles fiscales sont respectées en matière de TVA. Certaines charges ne peuvent en effet pas être déduites au regard de la TVA.

De plus, un expert-comptable pourra vous dire mois par mois si des erreurs subsistent, autant au niveau de votre facturation qu’au niveau des charges qui peuvent être déduites sur la société. Son expérience du fait de la grande diversité de ses clients pourra de plus vous apporter un grand nombre de réponses à vos questions.

Un expert-comptable vous apportera un regard éclairé sur l’ensemble des sujets administratifs complexes, vous laissant alors  tout votre temps pour vous occuper du développement de votre activité !

Vous pouvez prendre RDV directement sur notre site pour entrer en contact avec nos équipes pour échanger sur votre projet de création de société (ou sur votre activité si votre société est déjà créée).

Nous vous proposerons ensuite une offre adaptée à vos besoins en fonction de votre activité (ou pourrons vous mettre en relation avec des partenaires spécialisés dans votre secteur d’activité si nous ne sommes malheureusement pas en mesure de suivre votre société).

Les erreurs courantes et nos conseils pour les éviter

Retards dans les déclarations et paiements

Les déclarations et paiements de TVA doivent être réalisés en conformité avec la date d’échéance déterminée par la forme juridique de la société, le numéro SIRET et le département d’exercice.

En cas de retard de déclaration, le redevable s’expose à une majoration pour retard de déclaration (10% ou 40%), ainsi que l’intérêt de retard. Sera aussi due la majoration de 0,2% pour non-respect de l’obligation de télédéclaration.

En cas de retard de paiement de la TVA, le redevable s’expose aux paiements d’intérêts de retard pour 0,2% par mois de retard, ainsi qu’à une majoration de 5% des droits dus.

Facturation incorrecte

En cas de facturation incorrecte notamment en termes de TVA, votre comptable reviendra vers vous dès la connaissance de l’erreur afin d’effectuer la modification au plus vite, et impacter le moins possible votre client de cela.

De même, nous vous informerons au plus vite si vous franchissez le seuil de la franchise en base, afin de refaire les factures suivantes au plus vite.

La TVA en freelance, une étape incontournable

La TVA en freelance constitue la première porte d’entrée avec votre gestion comptable.

En effet, les déclarations mensuelles entraînent bien souvent des questions de votre part sur le fonctionnement de cet impôt (les charges déductibles pouvant être payées par la société, le process de facturation au regard de la TVA) par exemple) mais aussi de votre comptable lorsque des justificatifs sont manquants pour établir les déclarations.

Comprendre le fonctionnement de la TVA constitue donc une étape fondamentale pour bien lancer votre business !

Pour plus de renseignements sur les obligations en matière de comptabilité en tant que freelance, consultez notre article sur le site.

Importance de la formation continue et de la mise à jour des connaissances

De nombreuses évolutions législatives nécessitent une actualisation permanente de ses connaissances en matière comptable et fiscale, la TVA ne fait pas exception à la règle de ce point de vue là. Il est donc fortement recommandé à un freelance de faire appel à un professionnel.

En effet, les experts-comptables bénéficient d’actualisations permanentes au fil des nouvelles réglementations grâce à l’Ordre dont ils sont membres. Leurs conseils sont donc toujours actualisés.

Adaptabilité et flexibilité face aux changements réglementaires

Pour conclure, entreprendre aujourd’hui c’est être toujours à l’affût des nouvelles réglementations sur les aspects juridiques, fiscaux et sociaux.

Mais vous n’êtes heureusement pas seuls dans cette mission : votre expert-comptable est là pour vous guider dans la complexité administrative.

Rédactrice : Audrey Fromherz