Nous allons voir ici ce qu’est le lettrage des écritures comptables avec les différentes méthodes proposées (leurs avantages et inconvénients) mais aussi les étapes clés, quand et comment l’effectuer et une étude d’un compte client.

Définition du lettrage comptable

Le lettrage comptable désigne le fait d’affecter à plusieurs opérations comptables (minimum deux) des codes ou des lettres (une lettre ou une combinaison de lettres) selon la forme de lettrage choisie. Les opérations comptables sélectionnées au débit et au crédit doivent être égales. Cela mettra alors en évidence les opérations non réglées et donc non lettrées.

Le but du lettrage comptable est de suivre les journaux d’achats et de ventes. En effet, le lettrage des comptes comptables permet d’identifier les mouvements qui sont en attente de règlement et donc non lettrés. Nous imputons donc un paiement à une facture.

Le lettrage comptable est à ne pas confondre avec le rapprochement bancaire qui lui consiste à pointer les opérations entre le relevé bancaire transmis par la banque et les écritures saisies en comptabilité dans le journal de banque.

Les étapes clés du lettrage comptable

Le lettrage permet de rapprocher les montants réglés des montants initialement dus. Il arrive par exemple que les factures soient réglées en plusieurs fois, le lettrage permet d’analyser si une facture est payée en totalité ou non. Dans ce cas, il sera nécessaire d’identifier par nom de client ou fournisseur ou s’appuyer sur les factures correspondantes. Le lettrage rapproche donc les factures à leur(s) paiement(s).

Une fois les opérations identifiées, il faudra lettrer les opérations entre elles. Les techniques de lettrages reposent sur l’utilisation de codes et/ou de lettres.

Les avantages du lettrage comptable

Le lettrage comptable va permettre d’améliorer la traçabilité des transactions. En effet, le lettrage met en évidence les factures réglées et celles qui ne le sont pas. Ainsi, le lettrage comptable permet de mieux préparer l’établissement des comptes annuels. Par exemple, le lettrage de ventes (comptes clients) permet d’identifier les créances et donc de les constater en comptabilité par l’utilisation d’écritures manuelles.

Le lettrage permet également de faciliter les audits et les contrôles internes en ce qui concerne les tiers, c’est-à-dire les fournisseurs et les clients avec qui l’entreprise travaille au quotidien. Cela permettra d’anticiper les relances à effectuer pour ses clients, mais aussi d’éventuels litiges liés aux non-paiements de ces derniers.

Le lettrage comptable va permettre une optimisation de la gestion de la trésorerie. Il y a la partie clients où l’entreprise attend le paiement dit « créances » généralement pour pouvoir payer la partie fournisseur dit « dettes ». Cela lui permet donc de suivre et d’anticiper les entrées et sorties de trésorerie en temps réel.

Les méthodes de lettrage comptable

Lettrage manuel

Le lettrage manuel nécessite un suivi régulier puisque c’est à l’initiative du comptable chargé de la comptabilité du dossier qui va suivre chacun des comptes de tiers et donc faire le lien entre une facture et un paiement.

L’avantage du lettrage manuel est que le comptable est certain du paiement qu’il impute à la facture, seulement l’inconvénient est que ce processus reste très long et demande un réel suivi au quotidien.

Lettrage automatique

Certains logiciels de comptabilité proposent le lettrage automatique, celui-ci va permettre de lettrer automatiquement les écritures comptables entre elles dans le journal d’achats et de ventes même en cas de plusieurs paiements (dans le cas où les paramètres prédéfinis par le logiciel sont respectés).

Le lettrage automatique est donc un réel gain de temps et de productivité dans la gestion comptable au quotidien. Cependant, les logiciels ne peuvent pas toujours bien distinguer quel paiement pour quelle facture quand il s’agit de même montant ou de paiement par chèque.

Afin d’éviter les erreurs courantes, il sera nécessaire que la société possède dans ses intitulés bancaires le nom du client ou du fournisseur et le numéro de la facture.

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Quand et comment effectuer le lettrage comptable ?

Le lettrage comptable doit être fait dans le journal d’achat, mais également dans le journal de vente. Selon les entreprises, ces journaux sont donc plus ou moins volumineux selon les factures émises ou reçues. Pour les petites entreprises, la fréquence d’une fois par mois lors de l’établissement de la TVA semble être suffisante. Pour les grosses structures, le suivre de façon hebdomadaire serait plus judicieux.

Afin que le lettrage soit efficace, il est recommandé d’utiliser dans un premier temps un lettrage automatique et selon la taille de l’entreprise et/ou des factures qu’elle émet ou reçoit, ajuster par un lettrage manuel, mais aussi qu’il soit suivi régulièrement pour ne pas avoir à faire tout ce lettrage à la date de clôture et donc ne pas avoir anticipé la trésorerie et les relances à effectuer.

Le lettrage comptable et la loi

Il n’y a aucune exigence légale et/ou réglementaires à ce sujet. Cependant, un lettrage comptable non effectué ou inadéquat entraîne un travail fastidieux au moment de la clôture de l’exercice comptable. Contribuant alors à une mauvaise imputation des clients ou fournisseurs pouvant entraîner des erreurs dans les états financiers finaux.

Étude de cas sur le lettrage comptable

Une entreprise X facture à son client Y une prestation de service pour 6 000 € TTC soit 5 000 € HT et 1000 € de TVA le 02/11/2023.

L’entreprise reçoit le paiement de cette facture le 09/11/2023.

Journal de vente 

Au 02/11/2023 ;

Pièce Compte Libellé Débit Crédit
001 41100001 Facture 001 – Client Y 6000.00
001 70600000 Facture 001 – Client Y 5000.00
001 44571000 Facture 001 – Client Y 1000.00

Journal de banque

Au 09/11/2023 :

Pièce Compte Libellé Débit Crédit
001 51200000 Paiement Client Y – facture 001 6000.00
001 41100001 Paiement Client Y – facture 001 6000.00

Lettrage effectué compte client Y 41100001 :

Date Pièce Libellé Débit Crédit Lettrage
02/11/2023 001 Facture 001 – Client Y 6000.00 A
09/11/2023 001 Paiement Client Y – facture 001 6000.00 A
Totaux 6000.00 6000.00
Solde comptable 0.00

Conclusion

Vous l’aurez donc compris, le lettrage comptable présente un réel intérêt pour l’entreprise en termes de gain de temps lors de la clôture de son exercice comptable, mais également une meilleure pro activité au quotidien grâce aux relances qui peuvent en découler. Ces caractéristiques permettent bonne gestion de la trésorerie en temps réel.

Il sera nécessaire d’avoir un logiciel compétent vous permettant de gagner en productivité dans votre suivi au quotidien de vos comptes tiers. Pour cela, nous vous conseillons de vous rapprocher d’un expert-comptable auprès de notre cabinet Numbr.