Diriger une entreprise nécessite, entre autres obligations légales, de gérer sa comptabilité. Il est alors important de prendre les bonnes décisions : devez-vous gérer vous-même la comptabilité de votre entreprise, ou bien déléguer la tâche à un expert-comptable ? Faut-il opter pour la comptabilité de trésorerie ou la comptabilité d’engagement ? Des questions essentielles auxquelles il n’est pas toujours facile de répondre. Voici nos recommandations pour bien gérer sa comptabilité.

Prendre connaissance de ses obligations comptables, et les respecter

Les obligations comptables d’une entreprise diffèrent selon sa forme juridique. Il est donc important d’en prendre connaissance, afin de pouvoir établir un calendrier des différentes opérations comptables. Par exemple, si votre entreprise est une SARL, vous êtes tenu d’effectuer une comptabilité régulière. C’est à dire :

  • Contrôler, au moins une fois par an, l’existence et la valeur des éléments actifs et passifs qui composent le patrimoine de l’entreprise

  • Etablir des comptes annuels à la clôture de chaque exercice

  • Conserver vos documents comptables et vos pièces justificatives pendant au moins 10 ans.

Ces obligations ne seront évidemment pas les mêmes si vous êtes un entrepreneur individuel. Avant toute chose, il est donc essentiel de faire le point sur sa situation et sur les exigences qui lui sont inhérentes.

Choisir entre comptabilité de trésorerie et comptabilité d’engagement

Deux systèmes de tenue comptable existent : la comptabilité de trésorerie, et la comptabilité d’engagement.

La comptabilité de trésorerie consiste à n’enregistrer que les encaissements et les décaissements au fur et à mesure de leur règlement, et à ne constater les créances et les dettes qu’à la clôture de chaque exercice. Ce sont donc les flux de trésorerie qui prévalent. Ces derniers sont consignés dans des livres de trésorerie qui précisent pour chaque flux le mode de règlement et la nature de l’opération (achat, vente…). La comptabilité de trésorerie est ouverte aux entreprises qui relèvent des BNC, et à celles qui relèvent des BIC et du régime réel simplifié d’imposition. Ce système a pour avantage la simplicité, puisque les créances et les dettes ne sont pas comptabilisées, avec un écueil cependant : l’entreprise a moins la maîtrise du suivi des règlements et des fournisseurs à payer.

La comptabilité d’engagement, quant à elle, consiste à distinguer l’établissement de l’opération comptable et le règlement de celle-ci.
Autrement dit, les recettes sont comptabilisées dès lors qu’elles sont acquises, et les dépenses dès lors qu’elles sont engagées. Elle est aussi appelée “comptabilité sur les débits”. Son avantage est d’offrir un meilleur suivi des règlements fournisseurs et clients, ainsi qu’une meilleure visibilité puisque les créances et les dettes non réglées sont prises en compte.

Conserver précieusement ses pièces comptables

En comptabilité, chaque écriture enregistrée doit être légitimée par une pièce justificative. Par exemple : une facture d’achat, une facture de vente, une note de frais… Les pièces comptables constituent des justificatifs essentiels, qu’il est important de conserver. Il est important de les classer, si possible par ordre chronologique, afin de pouvoir les retrouver facilement en cas de besoin ou de contrôle.

Pour rappel, il existe des durées légales de conservation des documents comptables. Ainsi, les contrats conclus dans le cadre d’une relation
commerciale et les documents bancaires doivent être conservés pendant 5 ans. Les documents relatifs au compte annuel (bilan, compte de résultat) doivent, quant à eux, être conservés pendant 10 ans. Enfin, les convocations, les feuilles de présence, les pouvoirs, et les rapports du gérant ou du conseil d’administration doivent être conservés pendant une durée de 3 ans.

Déterminer la solution la plus adaptée pour gérer sa comptabilité

Tenir une comptabilité ne s’improvise pas ! En tant que dirigeant d’entreprise, vous devez choisir la meilleure option pour gérer votre comptabilité. Vous pouvez choisir de la gérer vous-même, de la sous-traiter intégralement à un cabinet d’expertise-comptable, ou encore d’en gérer une partie et de confier l’autre partie à un professionnel. Quoi qu’il en soit, aucune loi ne vous contraint à faire appel aux services d’un expert-comptable pour tenir la comptabilité de votre entreprise, ni pour établir les comptes annuels. Cependant, gérer seul la comptabilité de son entreprise demande certaines compétences. Voici quelques conseils si vous décidez de vous lancer :

 

Comment gérer soi-même la comptabilité de son entreprise ?

Tout d’abord, vous devez vous procurer un logiciel de comptabilité adapté à vos besoins. Il en existe de nombreux sur le marché : n’hésitez pas à faire un comparatif. Nous vous conseillons de vous procurer un logiciel qui permet d’établir des devis et des factures, afin de pouvoir les intégrer directement dans votre comptabilité.

Une fois cette étape franchie, pensez à mettre en place un classement de vos pièces comptables. Comme on l’a vu, chaque écriture doit être appuyée par un justificatif.

Vous êtes désormais muni d’un logiciel comptable adapté aux besoins et à la forme de votre entreprise ? Il est temps d’enregistrer vos premières écritures comptables. Nous vous conseillons de tenir votre comptabilité de manière régulière, afin de conserver une bonne visibilité et de ne pas prendre de retard. A chaque enregistrement, pensez à fournir les pièces comptables associées aux écritures.

Au moment de la clôture d’exercice, n’oubliez pas de procéder à une régularisation de la comptabilité, à la comptabilisation des écritures d’inventaire, ainsi qu’à l’établissement des comptes annuels (bilan, compte  de résultat et annexe). Une fois réalisées les opérations de clôture et d’établissement des comptes annuels, vous devrez clôturer l’exercice comptable et ouvrir le suivant.

Comment choisir son logiciel de comptabilité ?

Avant tout, il est important d’identifier le logiciel qui est le plus adapté à la taille de son entreprise. Une TPE ne se dotera évidemment pas du même type de logiciel qu’une grande entreprise, parce que ses besoins ne sont pas les mêmes. Vous pourrez ensuite faire un comparatif des logiciels en fonction de vos besoins et des modules qu’ils proposent : gestion de la paie, gestion de la production, édition de tableaux de bord… Pensez ensuite à vérifier si le logiciel de comptabilité peut générer directement le fichier des écritures comptables (FEC), qui sert de base à l’administration fiscale en cas de contrôle. Vous aurez besoin de ce fichier si votre entreprise est soumise un jour à un contrôle fiscal.

Sous-traiter la gestion comptable de son entreprise à un expert-comptable

De nombreux chefs d’entreprise confient la gestion de leur comptabilité à un expert-comptable. Manque de temps, manque de compétences dans ce domaine, volonté de s’en référer à un professionnel… Les raisons ne manquent pas. Il est vrai que le recours à un expert-comptable permet à l’entrepreneur d’optimiser son temps et de bénéficier d’une véritable assistance stratégique en matière comptable, juridique et financière. Vous pouvez également tenir votre comptabilité vous-même, tout en confiant certaines missions comme l’établissement du bilan et les déclarations fiscales à un expert-comptable.