L’établissement des comptes annuels constitue l’une des obligations comptables auxquelles sont soumises les sociétés commerciales. Les comptes annuels doivent être « réguliers, sincères et donner une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l’entreprise », selon l’article L123-14 du Code de commerce. La notion de comptes annuels recouvre trois documents différents : le bilan, le compte de résultat et l’annexe comptable. De quoi s’agit-il exactement ? Voici nos explications pour vous aider à répondre sereinement à vos obligations comptables.

Les comptes annuels : qu’est-ce que c’est, et comment les élaborer ?

Les comptes annuels d’une entreprise sont composés d’un bilan, d’un compte de résultat et d’une annexe. Ils doivent être réalisés à la clôture de chaque exercice, à la suite des enregistrements comptables et des travaux d’inventaires. Un expert-comptable peut ensuite procéder à leur vérification, afin d’attester qu’il n’existe aucune irrégularité.

 

Les comptes annuels doivent être déposés au greffe du tribunal de commerce dans le mois qui suit l’approbation des comptes annuels. Ils peuvent être envoyés par lettre recommandée ou déposés directement sur place. Il s’agit d’une formalité obligatoire pour toute entreprise individuelle, et pour les Sociétés par actions (SA, SAS, SCA), les Sociétés à responsabilité limitée (EURL et SARL), les Sociétés en commandite simple et les Sociétés en nom collectif lorsque aucun associé n’est une personne physique. Attention : l’absence de dépôt des comptes annuels vous expose à une amende de 1 500 euros.

Les sociétés qui dépassent certains seuils de chiffre d’affaires ont, par ailleurs, l’obligation de faire certifier par un commissaire aux comptes que ces derniers sont réguliers et sincères, et qu’ils reflètent une image fidèle de la situation financière et patrimoniale de la société.

Concrètement, comment ça se passe ? A la fin de chaque exercice comptable, une entreprise a l’obligation de procéder à l’établissement des comptes annuels. Ces derniers se composent de trois documents ayant chacun une nature différente : le bilan comptable, le compte de résultat et l’annexe. En général, les comptes annuels sont établis par un expert-comptable, mais rien n’interdit à un gérant d’entreprise de procéder lui-même à la tenue de sa comptabilité. Il conviendra néanmoins d’être particulièrement minutieux, car une erreur est vite arrivée.

Certaines entreprises bénéficient d’obligations comptables simplifiées : c’est notamment le cas des entreprises soumises au régime réel normal d’imposition. Les autres restent soumises à la tenue de comptes annuels classiques.

L’approbation des comptes annuels

Après avoir été établis, les comptes annuels d’une société doivent nécessairement être approuvés par les associés. L’approbation des comptes suit en général la rédaction d’un rapport de gestion qui fait état de l’activité de la société et de sa situation financière. Obligatoire pour les dirigeants de SAS et de SARL, cette étape est facultative pour les autres sociétés. L’approbation des comptes annuels doit avoir lieu dans un délai de six mois après la clôture de l’exercice comptable. Le dirigeant doit alors convoquer les associés à une Assemblée générale d’approbation des comptes. Ces derniers pourront alors approuver les comptes, les rejeter ou en demander la modification (s’ils relèvent des erreurs, par exemple). La décision des associés sera ensuite retranscrite dans le procès-verbal de l’Assemblée générale.

Le bilan comptable : qu’est-ce que c’est, et comment l’élaborer ?

Le bilan est un tableau des comptes annuels, qui doit être élaboré à la clôture de l’exercice. Ce document décrit la santé financière de l’entreprise à un moment particulier, en recensant ce qu’elle possède (son actif) et ce qu’elle doit (son passif). Il est possible de réaliser un bilan comptable grâce à un logiciel de comptabilité, ou de déléguer cette tâche à un cabinet d’expertise comptable. Attention : faire soi-même le bilan comptable de son entreprise ne vous permet pas d’obtenir une certification des comptes, et vous expose donc à un risque accru de contrôle fiscal.

Comment établir un bilan comptable ?

Le bilan comptable est en quelque sorte une photographie du patrimoine de l’entreprise à un moment donné. Il permet de faire ressortir clairement ce qu’elle possède à un instant T (les créances, inscrites à l’actif du bilan) et ce qu’elle doit (les dettes, inscrites au passif du bilan). Le bilan montre également comment l’entreprise se finance, et quel est son besoin en fonds de roulement (BFR). C’est donc un document indispensable par les informations qu’il contient.

Il est important de l’établir avec un soin particulier : en cas de contrôle, omissions et erreurs (même non volontaires) seront sanctionnées par l’administration fiscale.

Le bilan de l’entreprise doit être fourni à la clôture de l’exercice et déposé au greffe du tribunal de commerce. Comme on l’a vu plus haut, il fait partie des documents obligatoires qui composent les comptes annuels de l’entreprise. L’établissement d’un bilan comptable en autonomie est possible, la loi n’obligeant pas les gérants d’entreprise à faire appel à un expert-comptable, mais il s’agit néanmoins d’une tâche complexe. Pour éviter tout risque d’erreur qui pourrait vous pénaliser ultérieurement, il est donc conseillé de s’en remettre à un professionnel. En effet, la tenue de documents comptables inexacts ou fictifs est sanctionnée pénalement. Le gérant d’entreprise encourt alors une amende de 500 000 € et jusqu’à 5 ans d’emprisonnement. D’où l’importance de se mettre en conformité !

 

Quelques conseils de méthode

Pour réaliser un bilan comptable, vous devrez tout d’abord saisir les écritures d’achats et de ventes. La saisie de ces écritures comptables peut être fastidieuse : pensez à vous équiper d’un logiciel de comptabilité adapté, qui vous permettra d’élaborer un bilan de manière automatique, sans passer par la saisie manuelle des écritures. Il vous suffira ensuite d’affecter chaque opération à sa catégorie de dépense ou de recette.

Il vous faudra ensuite comptabiliser les flux de trésorerie, les prêts et les créances, valoriser les amortissements, les stocks et les encours, calculer les provisions, et enfin calculer les avances reçues sur les commandes en cours. Tous ces éléments seront à reporter dans les postes de l’actif ou du passif du bilan.

Enfin, l’élaboration du bilan comptable se termine par la révision des comptes. Cette étape consiste à vérifier et à valider les postes comptables du bilan, avant la clôture de l’exercice. En pratique, il s’agit de vérifier certaines données (TVA, comptes fournisseurs…) afin de s’assurer que les comptes sont bien réguliers. Cette révision une fois achevée, le bilan peut être publié.