Dernière mise à jour le 31 octobre 2023

Les notes de frais sont des dépenses personnelles pouvant être déduites de votre société du fait de leur lien avec votre activité professionnelle. 

1. Quels frais je peux déduire ?

Pour pouvoir déduire des dépenses payées personnellement vous devez respecter les conditions de fond et de formes, donc respecter que la nature de la dépense est bien en lien avec l’activité de votre entreprise ainsi que conserver le justificatif de la dépense (la facture). Pour ne rien perdre, nous vous conseillons d’utiliser un logiciel/application qui vous permet de conserver toutes vos factures en dématérialisée. Notre partenaire Tiime est la solution que nous vous conseillons, c’est gratuit et simple d’utilisation : en savoir plus

Il peut s’agir de dépenses de restaurants, d’achat de matériels, de frais de transports etc… 

 

Votre société devra vous rembourser ces frais une fois qu’ils auront été comptabilisés dans votre entreprise. 

 

Si votre entreprise est domiciliée à votre domicile vous pourrez récupérer de votre entreprise certaines dépenses personnelles : 

 

  • Une indemnité d’occupation 
  • Factures énergétiques
  • Taxe Foncière
  • Forfait Mobile 
  • Forfait Internet 
  • Assurance habitation
  • Charges de copropriété

 

2. Comment je calcule mes frais ?

Pour les calculer, vous devez d’abord déterminer votre superficie professionnelle dans votre habitation en nombre de m². 

Par exemple, vous avez un bureau, une pièce dédiée à votre travail de 15 m². La superficie professionnelle sera donc de 15 m². 

Il ne faut pas que cette superficie excède 30% de la superficie totale de votre habitation 

De plus, elle devra être déclarée à votre service des impôts des entreprises  via la déclaration Cerfa 1447-C.  

 

En rapprochant la superficie professionnelle de la superficie totale, vous obtiendrez la quote part des dépenses personnelles qui peuvent être récupérée à titre professionnel: 

En reprenant notre exemple, si mon habitation fait 50m² ma quote part professionnelle est de 15 m² / 50 m². 

Il faudra  ensuite multiplier cette quote part aux montants des factures énergétiques (eau, électricité, gaz …) pour obtenir le montant de charges que votre entreprise vous remboursera.

Mon abonnement EDF coûte 100€/mois je vais récupérer 30€/mois (100 x 15/50) de frais d’électricité auprès de mon entreprise. 

On applique le même raisonnement pour la taxe foncière, l’assurance habitation, et les charges de copropriété. 

Pour les forfaits internet et téléphone, vous devrez déterminer un rapport d’usage de vos abonnements. Par exemple vous travaillez 5 jours dans la semaine, le rapport sera de 5/7 

Vous devrez multiplier le montant de vos factures par 5/7 pour obtenir la charge à imputer sur votre entreprise. 

 

Concernant l’indemnité d’occupation, il faut distinguer la situation du propriétaire et du locataire : 

 

  • En tant que propriétaire, vous devez trouver le prix moyen du m² dans votre quartier. Pour cela il existe de nombreux sites internet comme seloger.com ou lacoteimmo.com 

Une fois trouvé, vous le multipliez par votre superficie professionnelle pour déterminer le loyer que la société vous devra.

Par exemple, le prix moyen du m² est de 20€/m², avec 15m² de superficie pro j’obtiens un loyer 300€ /mois. 

 

  • En tant que locataire, vous devez adopter le même calcul que celui utilisé pour les autres dépenses liées à votre domicile . Appliquez la quote part de superficie professionnelle au montant de votre quittance de loyer pour obtenir le montant récupérable auprès de  votre entreprise.

 

Attention, ces loyers, que vous soyez locataire ou propriétaire, seront à  déclarer dans votre déclaration d’impôt sur le revenu.