Dernière mise à jour le 5 avril 2022

En tant que freelance, que vous soyez SASU, Micro-entreprise, EURL ou même en portage salarial, vous êtes amené à gérer des notes de frais. Le remboursement et la déductibilité sont soumises à des règles spécifiques. Il convient donc de prêter une attention particulière à leur gestion.  

Les notes de frais c’est quoi ?

Lors de l’exercice de votre activité d’indépendant de freelance, il arrive que vous soyez amené à engager des dépenses pour le compte de l’entreprise.

Ces frais feront l’objet d’un remboursement ou d’une indemnisation si elles ont été engagées avec vos fonds personnels et leur déductibilité du résultat de votre entreprise dépendra de la nature de la dépense.

Quels frais peut-on passer sur une société freelance ?

Globalement il s’agit des dépenses que le freelance à effectuer dans le cadre précis de son activité. Elles doivent donc être en lien direct avec la gestion de l’entreprise et correspondre à un besoin réel et proportionné.

Il n’est donc logiquement pas possible de mettre à la charge de votre entreprise les billets d’avion de vos vacances ni de manger au restaurant tous les jours alors que votre activité ne vous amène pas à rencontrer de nombreux prospects.

Toute dépense personnelle sans lien avec l’activité et qui serait prise en charge par l’entreprise, constituerait donc un avantage en nature, qui serait soumis à cotisations et contributions sociales au titre de la rémunération.

Les dépenses les plus courante du freelance

  • Les frais liés au transport et à vos déplacement 

Globalement, tous les frais liés à des déplacements professionnels, nécessaires à votre activité, peuvent faire l’objet de notes de frais. On retrouve ainsi les billets de trains, d’avions, de transport en commun, les frais de parking et les péages d’autoroute.

Concernant les frais de carburant plusieurs cas sont possibles :

  • Si le véhicule utilisé est un véhicule professionnel qui appartient donc à l’entreprise ou qui à été loué par celle-ci, les frais de carburant concernent donc l’entreprise.

 

  • Si le véhicule est personnel deux cas sont possibles :
    • Soit passer en note de frais les dépenses réelles liée à l’utilisation de votre véhicule dans le cadre d’une mission.
    • Soit appliquer le barème de frais kilométrique pour calculer une indemnisation kilométrique, ce qui nécessite de préciser le motif du déplacement, le nombre de kilomètres et la puissance fiscale du véhicule.

A noter que le montant de l’indemnité kilométrique est majoré de 20 % en cas d’utilisation d’un véhicule électrique.

  • Les frais de restauration et de repas

Les frais de repas suivent des règles de déduction précises.

Le montant déductible est compris entre l’évaluation forfaitaire de 4.90€ et le plafond de 19€, soit un maximum de 14.10€ par jour.

Évidemment la nature du repas doit être professionnelle, il faut donc être capable d’en justifier le caractère et le nom des convives.

  • Les dépenses d’hébergement et de logement

Les dépenses liées à l’hébergement et au logement ne peuvent être considérées comme note de frais uniquement si :

  • Impossibilité de regagner son logement suite à un déplacement pour l’entreprise
  • Logement éloigné de plus de 50 kilomètres
  • Temps de trajet jusqu’au domicile d’au moins 1H30
  •  Les frais de fourniture

Les frais de fourniture suivent la règle générale, les dépenses doivent être professionnelles.

Les fournitures de bureaux telles que perforatrice, agrafeuse, luminaire… ou du matériel informatique comme les souris d’ordinateur et claviers, clé USB… dont le prix est inférieur à 500 € HT seront déductibles du résultat.

  • Les frais de formation

Comme tous les frais, les frais de formation doivent avoir un but professionnel, et aussi avoir un intérêt pour l’entreprise. La formation doit donc apporter une plus-value dans l’exercice de votre activité.

En tant que dirigeant, vous bénéficiez également d’un Crédit d’Impôt Formation qui est calculé en prenant le nombre d’heures de formation multipliées par le taux horaire du SMIC, et ce dans la limite de 40 heures.

Conditions de déductibilité générale, les dépenses toujours non déductible

Vous l’aurez compris, pour pouvoir être déductible du résultat les frais pris en charge par la société doivent avoir été engagés dans le cadre du travail et pour la société.

Cependant, certains frais ne peuvent faire l’objet de note de frais de par leur nature et ainsi, ne sont pas déductibles :

  • Les dépenses d’habillement qui concerne des vêtements non-spécifique à l’activité, c’est-à-dire qui peuvent être portés dans un cadre personnel (une blouse de médecin sera déductible, mais pas un costume.)
  • Amendes/contraventions, elles revêtent un caractère personnel, car c’est la personne physique, le conducteur, qui commet la faute, et non la personne morale, c’est-à-dire la société.
  • Les cadeaux clients dont le montant n’est pas en adéquation avec la valeur des contrats conclus, ils ne peuvent être disproportionnés par rapport aux retombées économiques.
  • Les dépenses luxueuses ou somptuaires telles que la chasse, pêche, résidences de plaisance ou d’agrément, ou encore utilisation de yacht ou de bateaux de plaisance.

Le remboursement des notes de frais

Au niveau des remboursements plusieurs règles existent en fonction de la dépense engagée.

  • Remboursement réel

Il s’agit du principe de base, le remboursement correspond au montant réel de la dépense engagée, en fonction des justificatifs.

  • Remboursement forfaitaire 

Il s’agit d’un remboursement sur la base d’un forfait mis à disposition par l’URSSAF, cela n’est disponible que pour certaines professions.

C’est donc impossible pour les dirigeants au régime des Travailleurs Non Salariés, pour les gérants minoritaires de SARL, les PDG de SA et les président de SAS.

Il y a une exception pour les frais liées au déplacement, dans ce cas les indemnités kilométriques peuvent être remboursés selon le barème kilométrique.

Les cas particuliers 

  • Les notes de frais en auto-entrepreneur c’est possible ?

Le statut d’auto-entrepreneur impacte considérablement la gestion des frais. En effet ce statut empêche la déduction des charges professionnelles du résultat. A la place, un abattement forfaitaire est appliqué dont le montant dépend de l’activité :

  • 71 % pour les activités d’achat-revente ou de fourniture de logement
  • 50 % pour les autres activités relevant des BIC
  • 34 % pour les BNC
  • Le cas du portage salarial

En tant que salarié en portage salarial, les règles de déductibilité et de prise en charge des frais ne diffèrent pas. Cependant ils s’apparentent à des frais de fonctionnement et ne peuvent pas excéder 30% du salaire brut.

La gestion des justificatifs

Les notes de frais font régulièrement l’objet d’une attention particulière de la part de l’administration fiscale et de l’URSAFF.

En effet, étant imputées sur le compte de l’entreprise elles impactent directement le résultat fiscal. Elles échappent ainsi également à un reclassement en avantage en nature, de fait, elles ne seront pas soumises aux charges sociales.

L’administration sera intransigeante sur les dépenses sans justificatif, Il convient donc de faire preuve d’une grande rigueur à leur gestion.

Les erreurs à éviter

De par votre activité, vous serez probablement amené à gérer un grand nombre de notes de frais. Certaines erreurs doivent être évitées au maximum afin de ne pas faire l’objet d’un redressement.

Il est donc essentiel de ne pas perdre ses justificatifs et que ceux-ci correspondent exactement à la dépense qu’ils justifient, en effet la moindre note de frais doit pouvoir être justifié, peu importe son montant.

N’attendez pas trop longtemps entre la dépense et la note de frais, il peut ensuite s’avérer compliqué de retrouver son justificatif. Le mode d’archivage est important aussi afin que les justificatifs ne soient pas égarés ou ne se dégradent pas rapidement et deviennent illisibles.

Attention aussi aux dépenses qui pourraient être jugées disproportionnées, elles risquent fort de vous attirer un redressement, au même titre que la perte de vos justificatifs.

Optimiser sa gestion des notes de frais

Optimiser sa gestion des notes de frais permet un gain de temps considérable au vu du volume important de frais liés à votre activité.

Cela permet aussi d’éviter un redressement coûteux de la part de l’administration.

La première étape est d’identifier si la dépense est personnelle ou professionnelle, afin d’être sûr qu’elle puisse être prise en charge par la société.

Classiquement les notes de frais sont saisies sur un tableur Excel qui va de pair avec un classeur regroupant les justificatifs, mais cela devient très vite fastidieux, chronophage voire périlleux.

La tâche est longue et la perte ou la dégradation de justificatifs probable, mais aujourd’hui de nouvelles solutions numériques existent afin d’optimiser votre gestion des notes de frais.

Les outils

Tiime Accounts, application de gestion des factures d’achat fait partie de la suite d’application de gestion Tiime mise en place dans de nombreux cabinets, notamment Numbr.

Tiime Accounts permet de prendre en photo votre justificatif, qui va ensuite le sauvegarder et lui donner à la numérisation une valeur probante.

C’est-à-dire que la numérisation a autant de valeur que l’original, donc plus besoin de garder vos justificatifs. Concrètement vous effectuez votre dépense, vous prenez en photo le justificatif et hop vous pouvez le jeter, celui de l’application aura valeur probante aux yeux de l’administration.

La reconnaissance OCR permet d’identifier automatiquement les informations présentes sur le justificatif. Vous pourrez retrouver vos justificatifs dans un espace sécurisé au sein de l’application.

De plus, vous pouvez utiliser l’application pour déclencher un virement de votre compte professionnel à votre compte personnel immédiatement après avoir effectué un achat avec un moyen de paiement personnel.

La gestion des notes de frais devient simplissime, beaucoup plus naturelle et ergonomique. Elle vous évite une gestion fastidieuse et diminue le risque de perte de justificatif.

Utiliser les bons outils permet de se décharger de la gestion des notes de frais est ainsi utiliser ce temps pour se concentrer sur votre activité principale.